Para una gestoría, Verifactu no llega de uno en uno. Llega a la vez para decenas o cientos de clientes, cada uno con su programa, su plantilla de Excel o su talonario, y casi todos con la misma pregunta: «¿esto qué es y qué tengo que hacer?». Si cada consulta se atiende por separado, el equipo acaba respondiendo lo mismo cien veces en las semanas de más carga.
Esta guía propone tratarlo como un proyecto de cartera: un diagnóstico común, una clasificación por prioridad y una comunicación ordenada. Está pensada para gestorías y asesorías de cualquier tamaño, y es información general que cada despacho adaptará a su criterio profesional.
¿Por qué conviene tratar Verifactu como un proyecto de cartera?
Las fechas están fijadas tras el Real Decreto-ley 15/2025: el 1 de enero de 2027 para quienes tributan por el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto (autónomos en IRPF, entidades en atribución de rentas y no residentes con establecimiento permanente). Eso crea dos oleadas claras dentro de tu cartera.
Además, la responsabilidad recae en tu cliente: quien use un programa que no cumpla se expone a multas de hasta 50.000 € por ejercicio. Aunque la adaptación técnica no sea trabajo de la gestoría, el cliente va a acudir a vosotros para saber si está bien. Tener un método común ahorra horas y da una imagen mucho más profesional que ir resolviendo sobre la marcha.
¿Qué preguntar a cada cliente en el diagnóstico?
El diagnóstico tiene que ser corto para que el cliente lo responda y útil para que vosotros podáis clasificarlo. Con estas preguntas suele bastar:
| Pregunta | Para qué sirve |
|---|---|
| ¿Cómo tributas: Sociedades o IRPF? | Fecha: 1 de enero o 1 de julio de 2027 (suele constar ya en vuestro sistema) |
| ¿Estás en el SII o tributas en País Vasco o Navarra? | Detectar a quien no le aplica Verifactu |
| ¿Con qué haces las facturas? | Programa, Excel, Word, TPV, tienda online, a mano |
| Si usas programa, ¿cuál y qué versión? | Saber si el fabricante ya ha confirmado que cumple |
| Si usas Excel, ¿calcula el IVA o los libros registro? | Distinguir plantilla simple de sistema de facturación |
| ¿Emites facturas desde más de un sitio? | Detectar TPV, tiendas online o programas sectoriales olvidados |
Muchas respuestas ya las tenéis. El dato que casi siempre falta es el de con qué factura realmente el cliente, y ese es el que decide el riesgo.
¿Cómo clasificar a los clientes por riesgo?
Con las respuestas, un semáforo sencillo permite ver la cartera de un vistazo:
| Nivel | Situación | Siguiente paso |
|---|---|---|
| Fuera de alcance | SII, País Vasco o Navarra, o factura totalmente a mano | Anotarlo y revisar si cambia su situación |
| Verde | Programa cuyo fabricante confirma por escrito que cumple | Comprobar configuración y modo elegido |
| Amarillo | Programa sin confirmación clara, o Excel o Word dudoso | Pedir confirmación al proveedor o revisar el archivo |
| Rojo | Excel con cálculos fiscales o macros, o programa que no se va a adaptar | Cambio de sistema, con fecha y responsable |
Recordad el criterio de la AEAT sobre Excel y Word: no son sistema de facturación si solo sirven para escribir e imprimir la factura, y sí lo son si calculan libros registro de IVA u otros resultados fiscales. Es la zona donde más clientes se van a llevar una sorpresa.
¿A quién atender primero?
Cruzando fecha y semáforo sale un orden de trabajo lógico:
- Sociedades en rojo: su fecha es el 1 de enero de 2027 y tienen que cambiar de sistema.
- Sociedades en amarillo: hay que resolver la duda antes de que se convierta en rojo sin tiempo.
- Autónomos en rojo: fecha 1 de julio de 2027, pero el cambio de sistema lleva su tiempo.
- Autónomos en amarillo.
- Verdes de ambos grupos: revisión rápida de configuración.
Dentro de cada grupo, conviene adelantar a quien tenga más volumen de facturación o varias fuentes de facturas (tienda online, TPV, programa sectorial), porque su migración será más larga.
Guardad este orden en la misma hoja del diagnóstico, con una columna de responsable y otra de fecha prevista. Así cualquier persona del equipo sabe en qué punto está cada cliente sin tener que preguntar, y el seguimiento semanal se hace en diez minutos.
¿Cómo comunicarlo a tus clientes sin saturar al despacho?
La comunicación funciona mejor por oleadas y con mensajes distintos según el grupo, en lugar de un único correo largo para todos:
- Primer aviso general: qué es Verifactu en tres líneas, qué fecha le toca a cada tipo de cliente y el enlace al formulario de diagnóstico.
- Mensaje por semáforo: a los verdes, tranquilidad y una comprobación; a los amarillos, qué tienen que preguntar a su proveedor; a los rojos, que hay que cambiar y cómo les vais a acompañar.
- Recordatorios con fecha: unos meses antes y unas semanas antes de cada fecha, solo a quien tenga algo pendiente.
- Respuestas preparadas: un documento interno con las diez preguntas más repetidas para que todo el equipo responda igual.
Mantened el tono práctico. La mayoría de clientes no necesita entender la huella ni el encadenamiento; necesita saber si le afecta, qué fecha tiene y qué tiene que hacer.
¿Conviene estandarizar los programas de facturación de la cartera?
Para los clientes que tienen que cambiar de sistema, recomendar un conjunto reducido de programas con los que el despacho trabaje cómodo tiene ventajas claras: acceso directo a los datos, menos formatos distintos al cierre de trimestre y menos errores de copia.
El matiz es que un mismo programa no encaja con todos. Un comercio con tienda online, un taller y un profesional que factura por horas tienen necesidades distintas. Una lista corta de dos o tres opciones, con criterios claros de cuándo recomendar cada una, suele funcionar mejor que un único programa para todos.
¿Qué puede automatizar la gestoría en este proceso?
Buena parte del trabajo de Verifactu en la gestoría es repetitivo, y ahí es donde podemos ayudar. Montamos, por ejemplo:
- Diagnóstico automático: el formulario clasifica a cada cliente en el semáforo según sus respuestas y lo apunta en una hoja de Google Sheets o Excel.
- Recordatorios por oleadas: correos automáticos a quien no ha contestado o tiene tareas pendientes, con la fecha que le toca.
- Panel de seguimiento: cuántos clientes hay en cada color y cuántos han completado el cambio.
- Recepción de documentación: facturas y tickets que llegan por correo o WhatsApp y se guardan ordenados en la carpeta de cada cliente en Google Drive.
Tenemos además una página específica para gestorías: si alguno de tus clientes necesita ayuda para elegir programa, migrar o automatizar su facturación, nos lo puedes derivar sin coste para el despacho. Nosotros no vendemos software de facturación, así que la recomendación del programa sigue siendo vuestra.