HOY
Cómo se hace sin automatizar
Dar de alta a un cliente nuevo en una gestoría implica una lista larga: pedir DNI o escrituras, certificado de situación censal, datos bancarios, modelos presentados antes, contraseñas de acceso, firmar la hoja de encargo y el documento de protección de datos.
Esos papeles suelen ir por correos sueltos durante semanas. Faltan papeles, alguien crea la ficha a medias en el programa, la carpeta se llama distinto a las demás y el técnico no sabe cuándo puede empezar a trabajar.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Montamos un proceso de alta guiado. Cuando el cliente acepta el presupuesto, recibe un enlace a un formulario adaptado a su tipo (autónomo, sociedad, comunidad de bienes) con la lista exacta de documentos que tiene que subir.
Con los datos del formulario se crea su ficha en tu programa o en tu hoja de clientes, se monta su carpeta con la estructura estándar de la gestoría y se genera la hoja de encargo para firmar. Al completar el alta, cada departamento recibe sus tareas: contabilidad, laboral o fiscal.
Mientras falte algo, el cliente recibe recordatorios amables con lo pendiente, y la gestoría ve en qué punto está cada alta.
PASO A PASO
Cómo funciona
Aceptación del presupuesto
Al marcar el cliente como aceptado, sale automáticamente el enlace al formulario de alta.
Formulario y documentos
El cliente rellena sus datos y sube cada documento en su sitio. El formulario cambia según sea autónomo o sociedad.
Ficha y carpeta
Se crea la ficha del cliente y su carpeta en Google Drive o el servidor, con subcarpetas por año y trimestre.
Firma del encargo
Se genera la hoja de encargo y el documento de protección de datos con sus datos, listos para firma electrónica.
Tareas internas
Cada área recibe su lista de primeros pasos con el cliente, y el responsable ve el alta completa en un panel.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- El cliente nuevo sabe desde el primer día qué tiene que mandar y dónde.
- Todas las carpetas y fichas siguen la misma estructura, sin depender de quién hizo el alta.
- Nadie vuelve a teclear los datos del cliente en tres sitios distintos.
- Sabes cuántas altas están en marcha y cuál está parada esperando un papel.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.