HOY
Cómo se hace sin automatizar
En una gestoría las facturas llegan por todas partes: fotos de tickets por WhatsApp al móvil de un técnico, PDFs reenviados al correo general, un sobre con papeles a final de trimestre. Alguien tiene que descargarlas, renombrarlas y guardarlas en la carpeta de cada cliente.
Después toca teclear en el programa contable el NIF del proveedor, la fecha, la base imponible y el IVA de cada documento. Es trabajo lento, con errores de tecleo, y se acumula justo en las semanas de cierre trimestral.
Mientras tanto, nadie sabe con certeza qué cliente ha mandado ya lo necesario y a quién le faltan facturas, hasta que llega el momento de presentar.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Montamos un único punto de entrada: un número de WhatsApp Business de la gestoría y una dirección de email para documentos. El sistema reconoce qué cliente escribe por su teléfono o su correo, guarda cada archivo en su carpeta de Google Drive o del servidor, con un nombre ordenado por fecha y proveedor.
Cada documento pasa por lectura automática (OCR, es decir, un programa que convierte la imagen en texto) y por un modelo de IA que identifica los datos fiscales: emisor, NIF, fecha, número, base, tipo de IVA, retenciones y total. Esos datos se preparan para importar en A3, Sage u Holded, o en una hoja que tu programa pueda leer.
Los documentos dudosos (una foto borrosa, un ticket sin NIF, un total que no cuadra con la suma) no se contabilizan solos: quedan en una bandeja de revisión para el técnico.
PASO A PASO
Cómo funciona
El cliente envía el documento
Por WhatsApp o email, como ya hace hoy. Recibe un acuse de recibo al momento con el número de documentos recibidos.
Identificación del cliente
El sistema cruza el teléfono o el correo con tu lista de clientes y, si no lo encuentra, lo deja apartado para que alguien lo asigne.
Lectura de los datos
El OCR extrae el texto y la IA rellena los campos fiscales. Comprueba que base más IVA coincide con el total y que el NIF tiene formato válido.
Archivo y registro
El PDF o la imagen se guarda en la carpeta del cliente y del trimestre, y los datos quedan listos para importar en el programa contable.
Revisión de dudosos
Lo que no cuadra aparece en una lista con la imagen al lado para que el técnico lo corrija en segundos.
Control por cliente
Una hoja muestra cuántos documentos ha mandado cada cliente este trimestre, para detectar a quién le falta algo.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Nadie descarga, renombra ni teclea los datos de cada factura: el técnico revisa en lugar de copiar.
- Los documentos de cada cliente están siempre en su carpeta, con el mismo formato de nombre.
- El cliente sabe al instante que su factura ha llegado y deja de preguntar si la recibisteis.
- El cierre trimestral empieza con la mayor parte del trabajo de registro ya hecho.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.