HOY
Cómo se hace sin automatizar
Antes de cada trimestre la gestoría manda un correo general a la cartera entera recordando que envíen sus facturas. La mitad no lo lee, y a la semana del plazo empiezan las llamadas de técnicos persiguiendo a los rezagados uno por uno.
Cada cliente tiene obligaciones distintas: uno presenta IVA trimestral, otro tiene nóminas, otro alquila un local con retenciones. Un recordatorio genérico no le dice a nadie qué le falta a él en concreto.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Partimos de tu lista de clientes con sus obligaciones (en Google Sheets, Excel o tu programa de gestión) y del registro de lo que ya ha llegado. Con eso, el sistema sabe qué documentación falta a cada cliente para cada plazo.
Programamos una secuencia de avisos personalizados: el primero con margen, otro unos días antes y uno final si sigue faltando algo. Cada mensaje dice qué falta exactamente («extractos del banco de septiembre», «facturas de venta del trimestre») y cómo mandarlo.
Por WhatsApp se usan plantillas aprobadas por Meta y solo a clientes que han dado su consentimiento; el resto recibe el aviso por email.
PASO A PASO
Cómo funciona
Calendario de obligaciones
Cargamos qué presenta cada cliente y cuándo. Lo mantienes tú en una hoja sencilla, sin tocar nada técnico.
Cruce con lo recibido
El sistema compara lo que debería haber llegado con lo que está en la carpeta del cliente o marcado como recibido.
Aviso personalizado
Sale el mensaje con la lista concreta de lo pendiente y la fecha límite que marca la gestoría, no la de Hacienda.
Seguimiento escalonado
Si no responde, llegan recordatorios más cercanos al plazo. Si lo manda, los avisos se paran solos.
Panel para el equipo
Cada técnico ve sus clientes en verde, amarillo o rojo, y llama solo a los que siguen en rojo.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Los técnicos dejan de perseguir por teléfono a cada cliente y se centran en los pocos que no responden.
- Cada cliente recibe un mensaje que habla de su caso, no un recordatorio genérico que ignora.
- Se acaba la sensación de no saber quién ha mandado ya su documentación a tres días del plazo.
- Los recordatorios salen siempre, aunque el técnico esté de vacaciones o con otra urgencia.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.