HOY
Cómo se hace sin automatizar
El buzón general de la asesoría recibe mensajes de muy distinto tipo: facturas, preguntas sobre la renta, bajas de trabajadores, notificaciones de la sede electrónica, publicidad y correos de clientes que no saben a quién escribir. Alguien lo revisa varias veces al día y reenvía cada mensaje a mano.
Cuando hay mucho volumen, un aviso de una notificación o una baja laboral urgente puede quedar enterrado entre veinte correos de facturas, y se descubre tarde.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Conectamos el buzón de Gmail u Outlook con un sistema que lee cada correo nuevo. Identifica al cliente por el remitente, el NIF o la razón social que aparece en el texto, y clasifica el tema: contabilidad, laboral, fiscal, notificación de la administración, documentación o consulta general.
Con esa información pone etiquetas, marca la urgencia y lo asigna al técnico que lleva a ese cliente. Los adjuntos que son facturas pueden ir directos a la carpeta del cliente. Lo que habla de plazos, sanciones o requerimientos sube arriba y genera un aviso al responsable.
PASO A PASO
Cómo funciona
Lectura del correo
Cada mensaje nuevo se analiza en cuanto llega, incluido el texto de los adjuntos si hace falta.
Identificación del cliente
Se cruza el remitente y los datos del mensaje con tu listado de clientes y técnicos asignados.
Tema y urgencia
La IA decide el tema y si es urgente según reglas que definimos contigo (por ejemplo, cualquier mención a un requerimiento).
Etiquetado y reparto
El correo recibe sus etiquetas y aparece en la bandeja del técnico responsable, o se le reenvía.
Aviso de lo urgente
Lo marcado como urgente genera un mensaje aparte al técnico, y un resumen diario muestra lo que sigue sin contestar.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Nadie dedica la mañana a repartir correos: cada técnico encuentra en su bandeja lo que le toca.
- Los mensajes urgentes destacan desde el primer minuto en lugar de perderse entre facturas.
- Las facturas que llegan adjuntas se archivan en su carpeta sin descargar nada.
- Sabes qué correos de clientes llevan días sin respuesta y de quién son.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.