Una de las preguntas que más se repiten sobre Verifactu es qué pasa con quien factura con una plantilla de Excel o un documento de Word. Es lo más habitual en muchos pequeños comercios, talleres y profesionales: una plantilla que se duplica, se rellena, se guarda en PDF y se envía por correo.
La respuesta corta es que **depende de lo que haga tu archivo**. En esta guía te explicamos el criterio de la AEAT, te ponemos ejemplos para que sepas en qué lado estás y, si te toca cambiar, cómo hacerlo sin perder lo que ya tienes. Como siempre, es información general: confírmalo con tu gestoría o asesor.
¿Qué dice la AEAT sobre facturar con Excel o Word?
Verifactu se aplica a los sistemas informáticos de facturación. La cuestión es si una plantilla de Excel o Word entra en esa definición. Según el criterio de la AEAT:
- No son sistema informático de facturación si solo sirven para escribir e imprimir la factura, igual que harías con una máquina de escribir.
- Sí lo son si, además de redactar la factura, calculan libros registro de IVA u otros resultados fiscales, por ejemplo con macros.
Es decir, no importa tanto la herramienta como el uso. Un Word con los datos escritos a mano está en un lado; un Excel que suma el IVA de todas las facturas del trimestre y te prepara el libro registro está en el otro.
¿Tu plantilla cuenta como sistema de facturación? Casos prácticos
Estos ejemplos te ayudan a situarte. Son orientativos: si tu caso está en la frontera, pregúntalo a tu gestoría.
| Cómo facturas | ¿Es sistema de facturación? | Qué te conviene hacer |
|---|---|---|
| Plantilla de Word donde escribes cliente, concepto e importe y la imprimes o guardas en PDF | Según el criterio de la AEAT, no | Puedes seguir, pero valora si te compensa |
| Excel que solo usas como plantilla, sin fórmulas fiscales, una factura por archivo | Según el criterio de la AEAT, no | Igual que el anterior |
| Excel con una hoja de facturas y otra que calcula el IVA repercutido del trimestre | Sí, calcula resultados fiscales | Pasar a un programa que cumpla Verifactu |
| Excel con macros que numeran, generan la factura y llevan el libro registro | Sí | Pasar a un programa que cumpla Verifactu |
| Programa de facturación que exporta a Excel para analizar ventas | El programa sí; el Excel de análisis no factura | Asegurarte de que el programa cumple |
Fíjate en la última fila: usar Excel para analizar o hacer informes a partir de los datos de un programa no es facturar con Excel. El problema aparece cuando la hoja de cálculo es la que emite y registra las facturas y además hace cuentas fiscales.
¿Y si facturo a mano, en talonario?
Si haces las facturas totalmente a mano, en un talonario o a bolígrafo, sin ningún programa, Verifactu no te afecta. La norma regula programas informáticos, y ahí no hay ninguno.
Dicho esto, facturar a mano tiene sus propios inconvenientes: cuesta más llevar el control, pasar los datos a la gestoría implica copiarlos, y si un cliente te pide la factura por correo acabas escaneándola. Para un volumen muy pequeño puede tener sentido; en cuanto crece, suele compensar dar el salto a un programa.
Si tu Excel está permitido, ¿merece la pena quedarte en él?
Que la norma lo permita no significa que sea la mejor opción. Con una plantilla simple de Excel o Word, estos problemas son habituales:
- Numeración a mano: es fácil saltarse un número o repetirlo al duplicar la plantilla.
- Errores al copiar: un NIF mal escrito o un importe que no cuadra se detectan tarde, cuando la gestoría hace el trimestre.
- Trabajo doble: los datos de cada factura hay que volver a pasarlos a otro sitio para que la gestoría los tenga.
- Sin control de cobros: saber qué facturas están pendientes obliga a revisar archivo por archivo.
- La tentación de automatizar: en cuanto añades una fórmula que suma el IVA para ayudarte, pasas al lado de «sí es sistema de facturación».
Ese último punto es el más traicionero. Mucha gente empieza con una plantilla limpia y, para ahorrarse trabajo, va añadiendo cálculos. Sin darse cuenta, la hoja ya hace cosas que la convierten en un sistema de facturación que no cumple.
¿Cómo pasar de Excel a un programa que cumpla Verifactu sin perder tu historial?
El salto da más respeto del que merece. Estos son los pasos que seguimos cuando ayudamos a un negocio a hacerlo:
- Reunir lo que tienes: listado de clientes, productos o servicios con sus precios, y las facturas emitidas del ejercicio en curso.
- Limpiar los datos: unificar clientes duplicados, revisar NIF y direcciones, poner nombres coherentes a los productos.
- Elegir el programa: que cumpla Verifactu y encaje con tu forma de trabajar y con tu gestoría.
- Importar: la mayoría de programas aceptan clientes y productos desde un Excel o un CSV (un archivo de texto con los datos separados por comas).
- Decidir la numeración: acordar con tu gestoría cómo continúa la serie de facturas en el programa nuevo.
- Probar antes de la fecha: emitir las primeras facturas reales con calma y comprobar que todo sale bien.
Las facturas antiguas hechas en Excel o Word no hay que rehacerlas. Se guardan como están, con el resto de tu documentación, durante el tiempo que te indique tu gestoría.
¿Para qué puedes seguir usando Excel?
Cambiar de sistema de facturación no significa despedirte de la hoja de cálculo. Excel y Google Sheets siguen siendo muy útiles para todo lo que no es emitir facturas:
- Analizar ventas por cliente, producto o mes a partir de lo que exporta el programa.
- Llevar un control de cobros pendientes para decidir a quién llamar.
- Preparar presupuestos antes de convertirlos en factura dentro del programa.
- Hacer previsiones de caja o de compras a proveedores.
Donde más ganamos es conectando ambos mundos. Si tu programa tiene API (una puerta para que otras aplicaciones lean y escriban datos), podemos hacer que las ventas se vuelquen solas en una hoja, que te llegue un resumen semanal de lo facturado y cobrado o que los clientes con facturas vencidas reciban un recordatorio. Tú sigues mirando tus números en Excel; la factura sale del programa que cumple.
¿Qué preguntar a tu gestoría antes de decidir?
Antes de seguir con la plantilla o cambiar de sistema, merece la pena una conversación corta con quien te lleva los papeles. Estas preguntas te ahorran vueltas:
- ¿Mi plantilla actual cuenta como sistema de facturación? Enséñale el archivo tal como lo usas, con sus fórmulas.
- ¿Qué fecha me toca? 1 de enero de 2027 si tributas por Sociedades, 1 de julio de 2027 si eres autónomo en IRPF.
- ¿Trabajáis con algún programa en concreto? Si la gestoría puede acceder a tu programa, te ahorras enviar facturas cada trimestre.
- ¿Cómo queréis recibir la información? Exportación, acceso directo o envío automático de cada factura.
Con esas respuestas, la decisión suele quedar bastante clara. Y si hay que cambiar, ya sabes qué necesitas del programa nuevo.