HOY
Cómo se hace sin automatizar
Saber quién te ha pagado suele significar abrir la banca online, bajar los movimientos y compararlos a ojo con la lista de facturas emitidas. Los clientes ponen conceptos incompletos, pagan dos facturas en una transferencia o abonan una cantidad distinta por un descuento que nadie apuntó.
Reclamar lo pendiente es todavía más incómodo. En una empresa de mantenimiento, una academia con cuotas mensuales o una distribuidora que vende a comercios, siempre hay un puñado de facturas vencidas que nadie reclama a tiempo porque da apuro o porque no hay un momento fijo para hacerlo. Cuando se reclama, ya han pasado dos meses.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Conectamos la lectura de movimientos de tu banco (por el acceso bancario que permite tu entidad o un agregador autorizado, o con el fichero que descargas) con tu programa de facturación, ya sea Holded, Sage, Odoo o una hoja de cálculo. Cada ingreso se compara con las facturas pendientes por importe, referencia y nombre del pagador, y las coincidencias claras se marcan como cobradas solas.
Para lo vencido montamos una secuencia de avisos que tú defines: un recordatorio amable el día del vencimiento, otro más directo a los siete días y un aviso a tu equipo a los quince para que llame una persona. Los mensajes salen por email o por WhatsApp con plantillas aprobadas, con la factura adjunta y el enlace de pago si usas Stripe o PayPal.
PASO A PASO
Cómo funciona
Lectura de movimientos
Cada mañana se leen los ingresos nuevos de la cuenta bancaria o del fichero que subes a una carpeta.
Emparejado con facturas
Se buscan coincidencias por importe, número de factura en el concepto y nombre del cliente, incluidos pagos agrupados.
Marcado como cobrada
Las coincidencias seguras se marcan como pagadas en tu programa; las dudosas quedan en una lista para revisar.
Primer aviso
Si la factura vence sin cobro, el cliente recibe un recordatorio cordial con la factura y la forma de pago.
Escalado
Pasados los días que elijas, sale un segundo aviso más firme y, después, una tarea para que alguien llame.
Parte de cobros
Recibes un resumen semanal con lo cobrado, lo pendiente y quién acumula más retraso.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Dejas de comparar extractos a mano: sabes cada mañana qué está cobrado y qué no.
- Ninguna factura vencida se queda sin reclamar por olvido o por incomodidad.
- El cliente recibe siempre el mismo trato, educado y con la información para pagar en un clic.
- Tu equipo solo llama a quien de verdad hace falta, con el historial de avisos a la vista.
- Ves con tiempo qué clientes pagan tarde y puedes cambiar sus condiciones antes de que el problema crezca.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.