HOY
Cómo se hace sin automatizar
En casi cualquier pyme las facturas de proveedores llegan por todas partes: adjuntas en un correo, como enlace a un portal, en papel dentro de la caja del pedido o reenviadas por WhatsApp. Un taller recibe las de recambios, un restaurante las de bebidas y verdura, una agencia las de software y colaboradores.
Alguien tiene que abrir cada una, copiar a mano el NIF, la fecha, la base, el IVA y el total en el programa contable, y guardar el PDF en su carpeta. Es un trabajo lento, se acumula a final de mes y cada error de tecleo acaba saliendo cuando la gestoría cuadra el trimestre.
Además, las facturas se pierden. Una que nadie abrió del buzón de info@ no se contabiliza, o se contabiliza dos veces porque el proveedor la reenvió.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Montamos un buzón único (por ejemplo facturas@tuempresa.es) o vigilamos el que ya usas en Gmail u Outlook. Cada adjunto que llega pasa por OCR, que es el reconocimiento óptico de caracteres: la tecnología que convierte la imagen o el PDF de una factura en texto que un programa puede leer. Encima añadimos un modelo de IA que entiende qué es cada dato aunque cada proveedor use un diseño distinto.
Con los datos extraídos, el sistema comprueba que el proveedor existe, que las cuentas cuadran (base más IVA igual a total) y que la factura no está ya registrada. Si los datos encajan, la da de alta en tu programa contable como gasto pendiente de pago y archiva el PDF en Google Drive con un nombre ordenado. Si algo no encaja, la deja en una bandeja de revisión.
PASO A PASO
Cómo funciona
Llega la factura
El proveedor la envía al buzón de facturas, o tú reenvías la foto de un ticket en papel desde el móvil.
Lectura con OCR e IA
Se extraen emisor, NIF, número, fecha, vencimiento, base, tipos de IVA, retenciones y total, línea a línea si hace falta.
Comprobaciones
Se verifica que el NIF corresponde a un proveedor conocido, que los importes suman bien y que no es un duplicado.
Registro en contabilidad
La factura se crea en Holded, Sage, A3 u Odoo con su cuenta de gasto habitual y el PDF adjunto.
Bandeja de dudas
Lo que no cuadra (proveedor nuevo, importe raro, texto ilegible) espera a que una persona lo mire y lo apruebe con un clic.
Resumen para la gestoría
Al cierre del mes se genera una carpeta y un listado con las facturas registradas, listo para enviar a tu asesor.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Nadie vuelve a copiar a mano los datos de una factura de proveedor.
- Las facturas dejan de perderse en buzones que nadie revisa, y los duplicados se detectan antes de registrarse.
- El cierre de mes con la gestoría se prepara solo, con los PDF ordenados y el listado completo.
- Tienes al día lo que debes a proveedores y cuándo vence cada pago, no solo cuando se contabiliza el trimestre.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.