«¿Cuánto cuesta?» es la primera pregunta que nos hacen, y es normal. El problema es que la respuesta honesta empieza por «depende», y eso no ayuda a nadie a decidir. Así que en esta guía te explicamos de qué depende exactamente, te damos nuestros precios orientativos y te contamos qué gastos siguen después de la entrega.
La idea es que, cuando pidas presupuesto para automatizar procesos en tu empresa, sepas qué preguntar y puedas comparar propuestas con criterio, sea con nosotros o con cualquier otro proveedor.
¿Qué hace que una automatización cueste más o menos?
El precio no depende de lo «moderno» que suene el proyecto, sino de cuánto trabajo hay detrás. Estos son los factores que más lo mueven:
- Número de pasos y de decisiones: no es lo mismo «cuando llega un email, guárdalo en una hoja» que un flujo con diez condiciones y excepciones.
- Número de herramientas que hay que conectar: cada programa tiene su forma de hablar. Conectar dos es sencillo; conectar seis lleva más pruebas.
- Calidad de la conexión de tus programas: si tu programa tiene API (una puerta oficial para que otros programas lean y escriban datos), es rápido. Si no la tiene, hay que buscar rodeos y eso encarece.
- Cuánto hay que leer o entender: mover datos es barato; leer PDFs, entender mensajes de clientes o responder con tus documentos requiere IA y más pruebas.
- Excepciones y casos raros: el 80% de los casos suele ser fácil. El trabajo está en decidir qué pasa con el resto.
- Datos sensibles: si hay datos de salud o documentación delicada, se dedica más tiempo a revisar qué pasa por cada herramienta.
Nuestros precios orientativos
Trabajamos con precio cerrado: tras la auditoría gratuita te enviamos una propuesta en 48 horas y ese es el precio, sin horas extra sorpresa. Estos son nuestros puntos de partida, sin IVA:
| Tipo de proyecto | Desde | Qué suele incluir |
|---|---|---|
| Automatización exprés | 490 € | Un proceso sencillo funcionando en 7 días |
| Automatización puntual | 1.500 € | Un proceso completo, con sus excepciones y conectado a tus herramientas |
| Sistema completo | 3.500 € | Varios procesos conectados o un agente de atención al cliente |
| Proyecto a medida | 6.000 € | IA con tus documentos, herramientas internas o integraciones complejas |
«Desde» significa exactamente eso: es el mínimo para ese tipo de trabajo. Un proyecto puntual con muchas excepciones puede costar más; uno exprés muy acotado se queda en su precio de partida.
El pago va en dos mitades: 50% al empezar y 50% cuando funciona con tus datos reales. Si no hace lo que acordamos, lo arreglamos sin coste.
¿Qué gastos siguen después de la entrega?
Aquí es donde muchas empresas se llevan sorpresas, así que conviene tenerlo claro desde el principio. Hay tres tipos de coste recurrente:
Mantenimiento
Las automatizaciones dependen de programas de terceros que cambian: actualizan su API, cambian un formulario, caducan una conexión. El mantenimiento cubre vigilar que todo siga funcionando, arreglar lo que se rompa y hacer pequeños ajustes. El nuestro empieza en 150 €/mes, sin permanencia y con 30 días de aviso para darlo de baja.
Licencias de herramientas
Algunas herramientas que usamos o que ya usas tienen su propia cuota: la plataforma de automatización, la API de WhatsApp Business, tu CRM, tu programa de facturación. Esos precios los pone cada proveedor y cambian con frecuencia, así que no te daremos cifras aquí. En la propuesta te detallamos qué herramientas harán falta y dónde consultar su tarifa actual.
Consumo de IA y minutos de voz
Si la automatización usa IA (OpenAI, Anthropic) o un agente de voz, cada consulta o cada minuto de llamada tiene un coste por uso. Lo repercutimos al coste, sin margen. Depende del volumen: una clínica pequeña y una tienda online con miles de mensajes no gastan lo mismo.
¿Por qué no te podemos dar un precio exacto sin verte?
Porque dos procesos que se llaman igual pueden ser muy distintos por dentro. «Pasar facturas a contabilidad» puede ser leer un PDF limpio de un único proveedor o leer fotos de tickets arrugados de cuarenta proveedores distintos.
Lo mismo ocurre con la atención al cliente. Un asistente que responde horarios y precios no se parece a uno que consulta la disponibilidad real, reserva, cobra una señal con Stripe y avisa al equipo. Ambos se llaman «asistente de WhatsApp», pero el trabajo y las pruebas no tienen nada que ver.
En la auditoría gratuita de 30 minutos vemos cómo lo haces hoy, qué programas usas y qué casos raros aparecen. Con eso ya podemos cerrar el precio. Si te dan un precio fijo sin haber visto nada, o el proyecto es muy estándar o alguien tendrá que ajustarlo después.
Cómo comparar presupuestos de automatización
Si pides varias propuestas, estas preguntas te ayudan a comparar peras con peras:
- ¿El precio es cerrado o por horas? Por horas no es malo, pero necesitas un tope.
- ¿Incluye pruebas con mis datos reales y formación al equipo?
- ¿Qué licencias tendré que pagar yo aparte y a nombre de quién estarán? Lo ideal es que las cuentas sean tuyas.
- ¿Cómo se cobra el consumo de IA? Al coste, con margen o dentro de una cuota.
- ¿Qué pasa si el proveedor desaparece? Pregunta si te quedas con el acceso a los flujos y con una documentación mínima.
- ¿Hay permanencia en el mantenimiento?
¿Cuándo no merece la pena pagar por automatizar?
No todo proceso compensa. Te lo decimos en la auditoría si es tu caso:
- La tarea ocurre pocas veces al año y lleva poco rato.
- El proceso cambia cada mes y todavía no está claro cómo debería funcionar.
- Tu programa actual ya trae esa función y nadie la ha activado.
- El problema de fondo no es de tiempo, sino de organización o de falta de personal.
Para comprobar si los números salen, puedes estimar el ahorro con nuestra calculadora antes de hablar con nadie.
¿Qué tipo de proyecto encaja con cada necesidad?
Para que te hagas una idea antes de la auditoría, estos son ejemplos genéricos de lo que suele caer en cada tramo. No son casos reales, sino situaciones típicas:
- Automatización exprés: cada formulario de contacto de la web se guarda en una hoja de Google Sheets y avisa por email a la persona que lo atiende. Pocas piezas, pocas excepciones.
- Automatización puntual: las facturas de proveedores que llegan al correo se leen, se registran en Holded o en tu programa de contabilidad, se archivan en Drive y se preparan para la gestoría. Un proceso completo, con sus casos raros resueltos.
- Sistema completo: un asistente de WhatsApp que responde dudas, agenda citas en Google Calendar, envía recordatorios y pasa a una persona lo que no sabe resolver. O varios procesos de administración conectados entre sí.
- Proyecto a medida: un asistente interno que responde con los protocolos y tarifas de tu empresa, o una herramienta que extrae datos de contratos y los cruza con tu programa de gestión.
Muchas empresas empiezan por el tramo más pequeño que resuelve su problema principal y amplían después. Lo ya montado se aprovecha: no se paga dos veces por la misma conexión.
En cuanto al plazo, un proyecto suele tardar de 2 a 4 semanas desde que aceptas la propuesta, y algo sencillo, días. El tiempo que más varía es el de tu lado: conseguir accesos a los programas y reunir ejemplos reales para las pruebas.