HOY
Cómo se hace sin automatizar
Preparar un presupuesto parece rápido, pero lleva su rato: leer lo que pide el cliente, buscar las tarifas en un Excel, calcular cantidades, descuentos e IVA, copiarlo en la plantilla de Word y convertirla a PDF. En una empresa de reformas, una imprenta, un servicio de limpieza o una empresa de eventos, se hacen varios al día.
Como cuesta, se acumulan. El cliente espera dos o tres días y, en ese tiempo, ya ha recibido otras ofertas. Además, cada persona calcula a su manera y dos clientes que piden lo mismo pueden recibir precios distintos.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Recogemos la solicitud de forma ordenada: un formulario web con las preguntas que necesitas, un correo o un mensaje de WhatsApp que la IA convierte en una lista de datos (metros, unidades, fechas, calidades). Con esos datos y tu tabla de tarifas, el sistema calcula el presupuesto aplicando tus reglas de precios, mínimos, descuentos por volumen y desplazamiento.
El presupuesto se genera con tu plantilla en PDF o directamente en tu programa (Holded, Odoo, Sage) y te llega para aprobar. Puedes aceptarlo tal cual, cambiar una línea o rechazarlo. Una vez aprobado, se envía al cliente con un enlace para aceptarlo y se programa un recordatorio si no contesta.
PASO A PASO
Cómo funciona
Solicitud
El cliente rellena el formulario o escribe por email o WhatsApp; la IA extrae lo que pide y señala lo que falta.
Datos que faltan
Si falta algo imprescindible, se le pide al cliente con una pregunta concreta antes de calcular.
Cálculo
Se aplican tus tarifas, mínimos, descuentos y extras según las reglas que definimos contigo.
Aprobación
Recibes el borrador con un botón para aprobar o editar; nada sale sin tu visto bueno.
Envío y aceptación
El cliente recibe el PDF por email con un enlace para aceptar, y la aceptación queda registrada.
Seguimiento
Si no responde en los días que elijas, sale un recordatorio y te llega un aviso para llamar.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- El cliente recibe su presupuesto el mismo día, muchas veces en la misma hora.
- Cada presupuesto sigue las mismas tarifas y reglas, lo haga quien lo haga.
- Revisar un presupuesto te lleva segundos en lugar de montarlo desde cero.
- Sabes cuántos presupuestos envías, cuántos se aceptan y cuáles siguen pendientes.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.