HOY
Cómo se hace sin automatizar
El buzón general de una pyme lo mezcla casi siempre: pedidos, dudas de clientes, reclamaciones, facturas, currículums, publicidad y avisos de plataformas. En una tienda online, una asesoría o una empresa de reformas, alguien dedica la primera hora del día solo a leer y reenviar correos.
Lo urgente se entierra entre lo que no lo es. Una queja de un cliente importante o una solicitud de presupuesto puede pasar un día entero sin respuesta, y muchas de las respuestas se escriben casi iguales una y otra vez: horarios, plazos de entrega, estado de un pedido, documentación que falta.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Conectamos tu Gmail u Outlook a un flujo que lee cada correo nuevo y lo clasifica con IA según las categorías de tu negocio (pedido, incidencia, presupuesto, factura, candidatura, spam comercial...) y según su urgencia. El correo recibe su etiqueta, se asigna a la persona o al buzón que corresponde y, si es urgente, genera un aviso en el momento.
Para los tipos de correo que se repiten, el sistema prepara un borrador de respuesta con la información real de tu negocio: tus horarios, tus condiciones, el estado del pedido consultado en tu tienda o tu CRM. El borrador se queda en la carpeta de borradores, nunca se envía solo. Quien lo revisa lo corrige si hace falta y pulsa enviar.
PASO A PASO
Cómo funciona
Llega el correo
El sistema lee el asunto, el cuerpo y los adjuntos de cada email nuevo del buzón que elijas.
Clasificación
La IA asigna una categoría y una urgencia según reglas que definimos contigo con ejemplos de tus correos reales.
Reparto
Se aplica la etiqueta, se mueve a la carpeta adecuada y se asigna a la persona responsable de ese tema.
Consulta de datos
Si el correo pregunta por un pedido, una cita o una factura, se busca la información en tu tienda, agenda o CRM.
Borrador listo
Se escribe una respuesta con tu tono y esos datos, y se deja como borrador en el hilo para revisarla.
Aviso de lo urgente
Las reclamaciones y los clientes marcados como importantes generan un aviso inmediato por email o WhatsApp interno.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Nadie pierde la primera hora del día repartiendo correos a mano.
- Lo urgente se ve al momento, aunque llegue en mitad de cincuenta correos de publicidad.
- Las respuestas habituales se contestan en segundos: solo hay que leer, retocar y enviar.
- El tono y la información que recibe el cliente son coherentes, conteste quien conteste.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.