Con Verifactu en el horizonte, muchos negocios se están planteando cambiar de programa de facturación, y la oferta es enorme: programas en la nube, instalados, módulos dentro de un ERP (el programa que lleva la gestión completa de la empresa), soluciones sectoriales para talleres, tiendas o clínicas... Todos dicen cumplir. La pregunta útil no es cuál es el mejor, sino cuál es **el mejor para tu negocio**.
Nosotros no vendemos software de facturación ni cobramos comisión de ningún fabricante. Lo que hacemos es ayudar a elegir, migrar y conectar el programa con el resto de herramientas. Esta guía recoge los criterios que usamos para decidir. Es información general; la parte fiscal, confírmala con tu gestoría.
¿Qué tiene que hacer sí o sí un programa que cumpla Verifactu?
Antes de mirar precios o funciones, el programa tiene que cumplir lo básico que exige la norma (Real Decreto 1007/2023 y Orden HAC/1177/2024):
- Registrar cada factura de forma inalterable: una vez emitida, no se puede borrar ni modificar sin dejar rastro.
- Encadenar los registros con una huella: cada registro depende del anterior, de modo que cualquier manipulación se detecta.
- Incluir un código QR en la factura: que permita verificarla en la web de la AEAT.
- Funcionar en uno de los dos modos: «Veri*factu», con envío automático de cada registro a la AEAT, o el modo sin envío, con los registros guardados con más requisitos de seguridad y a disposición de Hacienda.
Esto es el mínimo, no un valor añadido. Recuerda que la multa por usar un programa que no cumpla puede llegar a 50.000 € por ejercicio y recae en el usuario, así que este filtro va primero.
¿Qué criterios importan además del cumplimiento?
Superado el filtro legal, casi todos los programas se parecen en la pantalla de crear factura. Las diferencias de verdad están en lo que pasa alrededor:
| Criterio | Qué mirar | Por qué importa |
|---|---|---|
| Encaje con tu actividad | Series, presupuestos, albaranes, recurrentes, facturas simplificadas | Evita apaños fuera del programa |
| Integraciones | Tienda online, TPV, pasarela de pago, banco | Que las facturas no se tecleen dos veces |
| API | Si otras aplicaciones pueden leer y crear facturas | Permite automatizar lo que el programa no hace |
| Acceso de la gestoría | Usuario para tu asesor o exportación en su formato | Ahorra envíos cada trimestre |
| Exportar tus datos | Descargar clientes, productos y facturas en Excel o CSV | Si un día cambias, te llevas lo tuyo |
| Usuarios y permisos | Cuántas personas pueden entrar y qué puede hacer cada una | Control y orden en equipos pequeños |
| Soporte | Idioma, canales y horario | Cuando falla algo, facturas parado |
Un ejemplo: una tienda online que vende en Shopify o WooCommerce necesita, antes que nada, que cada pedido genere su factura sin intervención. Un taller necesita convertir el presupuesto aceptado en factura con un clic. Mismo requisito legal, necesidades muy distintas.
¿En la nube o instalado? ¿Con envío o sin envío a la AEAT?
Son dos decisiones distintas que a menudo se mezclan.
Nube o instalado
Un programa en la nube se usa desde el navegador y el proveedor se encarga de las actualizaciones, algo útil con una norma que todavía puede recibir ajustes técnicos. Uno instalado en tu ordenador puede tener sentido si trabajas con poca conexión o con un programa de gestión sectorial muy asentado, pero entonces pregunta bien cómo se actualiza y quién lo hace.
Modo con envío o sin envío
En el modo con envío, cada registro va a la AEAT automáticamente. En el modo sin envío, los registros se quedan en tu sistema, con más requisitos de seguridad, a disposición de Hacienda. Muchos programas permiten las dos opciones. Qué modo usar es una decisión fiscal, así que tómala con tu gestoría; lo que te interesa al elegir programa es que te deje usar el modo que decidáis.
¿Qué preguntas hacer al proveedor antes de contratar?
Estas preguntas separan rápido a los proveedores preparados de los que improvisan. Pídelas por escrito, por correo, para tenerlas guardadas:
- ¿Vuestro programa cumple Verifactu hoy o en qué fecha lo hará?
- ¿Funciona en modo con envío a la AEAT, sin envío o en los dos? ¿Se puede cambiar después?
- ¿Cómo se corrige una factura con errores? Enseñadme el proceso.
- ¿Tenéis API documentada? ¿Qué se puede hacer con ella: crear facturas, leerlas, marcar cobros?
- ¿Con qué tiendas online, TPV, bancos y pasarelas de pago os conectáis?
- ¿Puedo importar mis clientes y productos desde Excel? ¿Y exportar todo si me voy?
- ¿Qué pasa con mis datos si dejo de pagar la suscripción?
- ¿Qué incluye el precio y qué se paga aparte (usuarios, módulos, soporte)?
¿Qué señales de alerta deberían hacerte descartar un programa?
- Respuestas vagas sobre Verifactu: «estamos en ello» sin fecha concreta, a estas alturas, no es suficiente.
- Permite editar o borrar facturas emitidas como si nada.
- No deja exportar tus datos o solo en un formato que ningún otro programa entiende.
- Sin API ni integraciones cuando tu negocio vive de la tienda online o del TPV.
- Precio muy bajo con todo lo importante en módulos aparte: haz la cuenta completa para tu caso.
Ninguna de estas señales depende de la marca. Hay programas conocidos y pequeños que lo hacen bien, y lo contrario. Por eso preferimos criterios a rankings: el programa que va de maravilla a una tienda online puede ser un engorro para una gestoría o un taller.
¿Cómo migrar de programa sin dejar de facturar?
El cambio de programa asusta porque la facturación no puede pararse. Con un orden claro, se hace sin sustos:
- Elegir la fecha de corte: mejor al empezar un mes o un trimestre, y lejos de tu temporada alta.
- Exportar y limpiar datos: clientes, productos, tarifas y facturas pendientes de cobro.
- Importar y configurar: series de numeración acordadas con tu gestoría, impuestos, plantillas, usuarios.
- Conectar integraciones: tienda, TPV, pasarela de pago, banco.
- Probar en paralelo unos días: comprobar que las facturas salen bien antes de apagar el programa anterior.
- Guardar el histórico: el programa antiguo o sus exportaciones, para consultas e inspecciones.
En una migración sencilla, lo más largo suele ser limpiar los datos, no la parte técnica. Es un buen momento para dar de baja clientes que ya no existen y unificar productos duplicados.
¿Qué se puede automatizar alrededor del programa elegido?
Aquí es donde más aportamos. Si el programa tiene API, se puede conectar con lo que ya usas. Trabajamos con programas como Holded, Sage, Odoo o A3, entre otros, y con herramientas como n8n o Make para unir las piezas. Algunos ejemplos habituales:
- E-commerce: cada pedido pagado en Shopify, WooCommerce o PrestaShop crea su factura en el programa y se la envía al cliente.
- Cobros: los pagos de Stripe o PayPal marcan la factura como cobrada; las vencidas generan un recordatorio educado al cliente.
- Gestoría: cada semana, las facturas emitidas y los tickets de gastos llegan ordenados a una carpeta compartida de Google Drive.
- Informes: un resumen semanal de lo facturado, lo cobrado y lo pendiente en tu correo.
Una migración con una o dos automatizaciones alrededor suele encajar en nuestra automatización puntual, desde 1.500 € sin IVA; si es algo muy acotado, en la exprés, desde 490 €. El programa lo contratas tú directamente con el fabricante.