HOY
Cómo se hace sin automatizar
Una buena parte de los correos y mensajes que recibe una asesoría son preguntas que se repiten: qué gastos puedo deducir, cuándo se presenta el IVA, qué necesito para contratar a alguien, qué pasa si me retraso en un pago a Hacienda.
Cada gestor las responde desde cero, con más o menos detalle según el día, y cada respuesta le quita diez o quince minutos de trabajo técnico. En campaña de renta o al cierre de trimestre, estas consultas se acumulan y el cliente espera días.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Reunimos la información que la asesoría ya usa para contestar: circulares a clientes, respuestas tipo, el calendario fiscal, las condiciones de tu servicio. Con ella montamos un asistente que, cuando llega una pregunta, redacta un borrador de respuesta usando solo esa información.
El borrador aparece en el correo como respuesta preparada, o en un panel, junto con los datos del cliente (su régimen, si tiene trabajadores) para que el gestor lo ajuste. El gestor lo revisa, cambia lo que haga falta y lo envía. Nada sale sin que una persona lo apruebe.
PASO A PASO
Cómo funciona
Llega la pregunta
Por email o WhatsApp. El sistema identifica al cliente y detecta si es una consulta general o un asunto que requiere estudio.
Búsqueda en tu documentación
El asistente busca en las respuestas y circulares de la asesoría la información que aplica a esa pregunta.
Borrador de respuesta
Redacta una respuesta en el tono de la asesoría, e indica en qué documento se ha basado.
Revisión del gestor
El gestor ve el borrador, lo corrige si hace falta y lo envía. Si la pregunta es compleja, lo descarta y responde él.
Mejora continua
Las respuestas corregidas se pueden añadir a la base de conocimiento para que el siguiente borrador sea mejor.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Las preguntas repetidas se contestan en un par de minutos en vez de redactarse cada vez.
- Cada gestor da la misma respuesta a la misma pregunta.
- Los clientes reciben respuesta antes, también en temporada alta.
- La experiencia de la asesoría queda escrita y ordenada, no solo en la cabeza de cada persona.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.