Una auditoría de procesos suena a algo largo y con consultores trajeados. La nuestra es una videollamada de 30 minutos, gratuita, en la que vemos cómo trabajas hoy y qué se puede automatizar. Pero 30 minutos dan para mucho o para poco según lo que traigas preparado.
Esta guía es una checklist práctica para preparar una auditoría de procesos: qué pensar antes, cómo mapear un proceso sin herramientas especiales y qué tener a mano el día de la llamada. Sirve igual si la haces con nosotros o con otro proveedor.
¿Qué es una auditoría de procesos y qué sale de ella?
Es una revisión de cómo se hacen las cosas en tu empresa para detectar tareas repetitivas, pasos que sobran y datos que se copian a mano. No es una inspección ni un examen: nadie va a juzgar cómo trabajas.
Tampoco es una auditoría contable ni legal. No revisamos tus cuentas ni si cumples una norma concreta. Si durante la llamada sale un tema legal, como Verifactu o la protección de datos, te damos información general y te recomendamos confirmarlo con tu gestoría o asesor.
En nuestro caso, de la auditoría salen tres cosas:
- Una idea clara de qué procesos merece la pena automatizar y cuáles no.
- Qué herramientas habría que conectar y si tienen una forma de hacerlo.
- Una propuesta con precio cerrado en 48 horas, si quieres seguir adelante.
Antes de la llamada: elige uno o dos procesos
El error más común es llegar con «queremos automatizar todo». En 30 minutos es imposible ver bien más de dos procesos. Elige los que más te preocupan con estas preguntas:
- ¿Qué tarea se repite todos los días o varias veces por semana?
- ¿Qué tarea te quita más horas a ti o a tu equipo?
- ¿Dónde aparecen más errores o quejas de clientes?
- ¿Qué proceso se para cuando falta una persona concreta?
Cómo mapear un proceso en una hoja
Mapear un proceso es escribir cómo se hace de principio a fin. No necesitas software de diagramas: una hoja de cálculo o un folio valen. Sigue este orden:
- Define dónde empieza y dónde acaba. Por ejemplo: empieza cuando llega el email del proveedor con la factura y acaba cuando la factura está registrada y archivada.
- Escribe cada paso con un verbo. «Abrir el email», «descargar el PDF», «copiar el importe en Holded», «guardar el PDF en la carpeta del mes».
- Anota quién lo hace y con qué programa.
- Anota cuánto tarda cada paso, aunque sea aproximado.
- Marca las decisiones. «Si el proveedor es nuevo, darlo de alta antes». Ahí es donde las automatizaciones suelen complicarse.
- Apunta las excepciones. Lo que pasa una vez de cada diez y siempre obliga a pensar.
Un mapa así, con diez o quince filas, vale más que una hora de explicaciones en la llamada.
Un consejo práctico: no escribas cómo debería hacerse el proceso, sino cómo se hace de verdad hoy, con sus atajos y parches. Si alguien tiene una hoja de cálculo propia «para no perderse», apúntalo. Esos parches son justo las pistas de lo que hay que automatizar.
Si el proceso lo hacen varias personas, pide a cada una que revise el mapa. Es habitual descubrir que cada una lo hace a su manera, y ponerse de acuerdo antes de automatizar ahorra mucho trabajo después.
Plantilla sencilla para mapear un proceso
Puedes copiar esta estructura en una hoja de cálculo. El contenido es un ejemplo inventado para que veas cómo rellenarla:
| Paso | Quién | Herramienta | Tiempo | Notas o excepciones |
|---|---|---|---|---|
| Revisar el correo de facturas | Administración | Gmail | 5 min | A veces llegan al correo personal del jefe |
| Descargar el PDF | Administración | Gmail | 1 min | Algunos proveedores mandan enlace, no adjunto |
| Copiar datos al programa | Administración | Holded | 3 min | Si es proveedor nuevo, hay que darlo de alta |
| Archivar el PDF | Administración | Google Drive | 1 min | Carpeta por mes, nombres poco uniformes |
| Enviar a la gestoría | Administración | 15 min al mes | Se hace a final de mes, con prisas |
Checklist: qué tener a mano el día de la auditoría
- El mapa del proceso o procesos que quieres revisar, aunque esté incompleto.
- La lista de programas que usas: correo, agenda, facturación, CRM, tienda online, hojas de cálculo, mensajería. Con el nombre exacto y, si lo sabes, el plan contratado.
- Un ejemplo real de lo que se procesa: una factura, un mensaje de cliente, un pedido. Quita datos personales si quieres enseñarlo en pantalla.
- Volumen aproximado: cuántas veces por semana o por mes pasa la tarea.
- Quién hace la tarea hoy. Si puede estar en la llamada, mejor.
- Qué te preocupa: datos de clientes, que la IA conteste mal, que el equipo no lo use. Dilo desde el principio.
- Tu presupuesto aproximado o al menos un rango. Nos ayuda a proponerte algo realista.
- Fechas importantes: temporada alta, una campaña, la entrada de Verifactu si te afecta.
¿Qué pasa durante los 30 minutos?
Así suele ir la videollamada, para que sepas qué esperar:
- Unos minutos de contexto: qué hace tu empresa, cuántas personas sois y qué te ha llevado a buscar ayuda.
- El grueso del tiempo en el proceso: lo recorremos contigo, preguntamos por las excepciones y por los programas.
- Una primera valoración en directo: qué se puede automatizar, qué no merece la pena y qué dudas técnicas hay que comprobar.
- Siguientes pasos: si tiene sentido, te enviamos la propuesta con precio cerrado en 48 horas. Si no, te lo decimos y en paz.
Después de la auditoría: cómo leer la propuesta
Cuando recibas la propuesta, comprueba que incluye qué se automatiza exactamente, qué queda fuera, qué herramientas intervienen, qué costes recurrentes habrá (mantenimiento, licencias, consumo de IA), el plazo y cómo se prueba con tus datos reales. Un proyecto nuestro suele tardar de 2 a 4 semanas, y algo sencillo, días.
Si algo no te encaja, pregúntalo antes de aceptar. Una buena propuesta se entiende sin necesidad de ser técnico.
Si aceptas, el pago va en dos mitades: 50% al empezar y 50% cuando la automatización funciona con tus datos reales. En ese momento sí te pediremos los accesos necesarios, siempre con cuentas a tu nombre.
Señales de que un proceso está listo para automatizar
Mientras preparas el mapa, fíjate en estas señales. Si tu proceso cumple varias, es un buen candidato; si no cumple casi ninguna, quizá haya que ordenarlo antes:
- Se hace siempre igual, o con pocas variantes que puedes enumerar.
- Los datos ya son digitales: llegan por email, formulario, WhatsApp o desde un programa, no en papel.
- Hay un disparador claro: «cuando llega un pedido», «cada lunes a las nueve», «cuando un cliente pide cita».
- El resultado se puede comprobar: una fila en una hoja, un email enviado, una cita en la agenda.
- Alguien lo sufre: hay una persona concreta que dedica tiempo a esto y lo haría encantada de otra forma.
Y estas otras señales piden prudencia: el proceso cambia cada mes, depende de una decisión personal en casi cada caso o nadie sabe explicar cómo se hace entero. No descartan automatizar, pero sí indican que la primera tarea es poner orden.
Si tras mapear dudas entre dos procesos, lleva los dos a la llamada. Te ayudamos a elegir con criterios de frecuencia, tiempo y riesgo de error.