HOY
Cómo se hace sin automatizar
Conciliar el banco de cada cliente es una de las tareas más pesadas de una gestoría: descargar el extracto, abrirlo junto a la contabilidad e ir punteando movimiento a movimiento qué cobro corresponde a qué factura y qué cargo a qué gasto.
Los conceptos bancarios son crípticos, los clientes pagan varias facturas de una vez o por importes parciales, y las comisiones y recibos domiciliados se repiten cada mes. Con muchos clientes, la conciliación se va retrasando y se hace a última hora.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Montamos un proceso que recoge los extractos de cada cliente (en fichero Norma 43, que es el formato estándar que exportan los bancos españoles, en Excel o desde el programa contable) y los compara con las facturas emitidas, recibidas y los asientos registrados.
El sistema empareja por importe, fecha, NIF y referencia, y usa IA para interpretar conceptos poco claros. Los movimientos recurrentes (cuotas, comisiones, nóminas) se reconocen con reglas que se aprenden del historial. El resultado es una propuesta de conciliación con cada movimiento marcado como seguro, probable o sin pareja.
PASO A PASO
Cómo funciona
Recogida de extractos
El técnico sube el extracto o el sistema lo toma de la carpeta del cliente o del programa contable.
Emparejamiento exacto
Se casan primero los movimientos con importe y referencia que coinciden sin duda con una factura o asiento.
Emparejamiento probable
Para el resto, se buscan pagos agrupados, parciales o con concepto confuso, y se propone la pareja más probable.
Reglas recurrentes
Comisiones, cuotas de autónomo o suministros se asignan a su cuenta según lo que se hizo en meses anteriores.
Revisión del técnico
El técnico ve una lista con lo propuesto y lo pendiente, valida con un clic y solo trabaja a mano lo que no casa.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- El técnico deja de puntear línea a línea y revisa una propuesta ya hecha.
- Los movimientos sin pareja aparecen enseguida, lo que ayuda a detectar facturas que faltan.
- La conciliación se puede hacer cada mes en vez de acumularla al trimestre.
- Las reglas de cada cliente quedan guardadas y no dependen de la memoria de una persona.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.