HOY
Cómo se hace sin automatizar
Incorporar a una persona implica muchos pasos pequeños que dependen de gente distinta: pedirle el DNI, el número de la Seguridad Social y la cuenta bancaria, mandar los datos a la gestoría para el alta y el contrato, crear su correo, darle acceso a los programas, preparar el uniforme o el portátil, explicarle los turnos y la prevención de riesgos.
En un restaurante que refuerza plantilla en verano, una tienda que contrata para campaña o una oficina que crece, esto se hace de memoria y por WhatsApp. Siempre se olvida algo: el alta llega justa, el nuevo pasa dos días sin acceso al programa o nadie le entrega el manual de bienvenida. Cuando la persona se va, pasa lo mismo al revés y quedan cuentas abiertas.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Montamos un flujo que arranca cuando registras la contratación en un formulario sencillo: nombre, puesto, fecha de inicio, jornada y responsable. A partir de ahí, la persona nueva recibe un enlace para subir su documentación de forma segura, y los datos se ordenan en una carpeta privada y se envían a tu gestoría en el formato que te pida.
Al mismo tiempo se crea una checklist según el puesto, con tareas asignadas a cada responsable y fechas: crear cuentas en Google Workspace o Microsoft 365, dar acceso a los programas, preparar el material, programar la formación inicial. Si alguien no completa su tarea a tiempo, recibe un recordatorio. La salida de un empleado sigue el mismo sistema, con su lista de accesos que cerrar.
PASO A PASO
Cómo funciona
Registro de la contratación
Rellenas un formulario con los datos básicos del puesto y la fecha de incorporación.
Documentación
La persona nueva recibe un enlace para subir su documentación y firmar lo que haga falta.
Envío a la gestoría
Cuando la documentación está completa, se envía a tu gestoría para que tramite el alta y el contrato.
Cuentas y accesos
Se crea su correo y se le da acceso a las herramientas de su puesto, o se asigna la tarea a quien lo hace.
Checklist por puesto
Cada responsable recibe sus tareas con fecha y un aviso si se retrasan.
Bienvenida
El primer día la persona recibe un mensaje con horario, contacto de su responsable y el manual de bienvenida.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Ningún paso de la incorporación depende de la memoria de una persona.
- La gestoría recibe los datos completos y a tiempo para tramitar el alta.
- El empleado nuevo tiene sus accesos y su material el primer día.
- Cuando alguien se va, sus cuentas se cierran y sabes qué material tiene que devolver.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.