Gestionar apartamentos turísticos o un hotel pequeño es estar disponible siempre. El huésped escribe a medianoche porque no encuentra el portal, la limpieza tiene que cuadrar con una salida tardía, hay que comunicar los datos de los viajeros al Ministerio del Interior y, mientras, llegan reservas nuevas por Booking, Airbnb y la web. En temporada alta, todo a la vez.
En esta guía repasamos la estancia completa de un huésped, desde la reserva hasta la reseña, y te contamos qué se puede automatizar en cada paso con las herramientas que ya usas: tu PMS o channel manager, WhatsApp Business, Google Calendar y Google Sheets.
¿Qué se puede automatizar en un alojamiento turístico?
La mayoría de lo que haces por cada reserva se repite igual: pedir datos, mandar instrucciones, avisar a limpieza, pedir la reseña. Eso es lo primero que conviene automatizar.
| Momento | Tarea habitual | Automatización |
|---|---|---|
| Reserva confirmada | Escribir al huésped y pedir los datos | Mensaje de bienvenida con enlace para completar datos |
| Antes de la llegada | Mandar dirección, códigos y normas | Instrucciones de llegada el día antes, en su idioma |
| Registro de viajeros | Recoger documentos y comunicarlos | Datos preparados y revisados para SES.Hospedajes |
| Durante la estancia | Contestar dudas a todas horas | Asistente con la información del alojamiento |
| Salida | Avisar a limpieza y revisar el piso | Aviso automático al equipo con horario y parte de incidencias |
| Después | Pedir la reseña | Mensaje tras la salida y aviso si hay queja |
Mensajes al huésped antes y durante la estancia
Un huésped bien informado escribe menos. La idea es que cada mensaje llegue en el momento en que lo necesita, sin que tengas que acordarte.
- Al reservar: bienvenida, datos de la reserva y enlace para completar la información de los viajeros.
- Unos días antes: recordatorio de datos pendientes y pregunta por la hora de llegada.
- El día antes: dirección, cómo llegar, aparcamiento, código de la cerradura o dónde recoger las llaves.
- Durante la estancia: un asistente contesta dudas sobre wifi, electrodomésticos, basura, playas o restaurantes cercanos, con la información que tú le das.
- Antes de la salida: hora de salida y qué hacer con las llaves.
Los mensajes salen en el idioma del huésped y por el canal que use: la mensajería de Booking o Airbnb, WhatsApp o email. Cuando algo se sale de lo normal (una avería, una queja, un huésped que no puede entrar) pasa a una persona con aviso inmediato.
Registro de viajeros en SES.Hospedajes: menos papeleo
Desde diciembre de 2024, con el Real Decreto 933/2021, los hoteles y apartamentos turísticos comunican los datos de los viajeros al Ministerio del Interior a través de la plataforma SES.Hospedajes. Para quien lleva varios pisos, recoger esos datos huésped por huésped es mucho trabajo.
- El huésped rellena un formulario antes de llegar con los datos que pide la normativa.
- El sistema comprueba que no falte nada y avisa al huésped si hay campos vacíos.
- Los datos quedan preparados en el formato que necesitas para comunicarlos, y si tu PMS ya se conecta con SES.Hospedajes, se lo pasamos directamente.
- Te llega un aviso de las reservas cuyo registro sigue pendiente.
Son datos personales delicados, así que se guardan solo el tiempo necesario, en herramientas con contrato de encargado del tratamiento y con acceso limitado.
Limpiezas, llaves y mantenimiento coordinados
Coordinar limpiezas es un rompecabezas: salidas tardías, llegadas tempranas, reservas de última hora. Cuando se hace por WhatsApp a mano, basta un despiste para que un huésped llegue a un piso sin limpiar.
- Calendario de limpiezas: se genera solo a partir de las reservas y se comparte con el equipo en Google Calendar o en una hoja.
- Cambios al momento: si una reserva se mueve o se cancela, el equipo de limpieza recibe el aviso.
- Parte de salida: quien limpia marca desde el móvil si todo está bien o si hay algo roto o que falta, con foto.
- Mantenimiento: las incidencias se convierten en tareas con responsable y te avisan cuando se resuelven.
- Códigos de acceso: si tu cerradura tiene API, el código se genera para cada estancia y se envía al huésped.
Reseñas y huéspedes que repiten
En alojamiento turístico las reseñas lo son casi todo. Pedirlas en el momento adecuado y reaccionar pronto a una queja cambia mucho la puntuación media.
- Mensaje de agradecimiento tras la salida con la petición de reseña en la plataforma donde reservó.
- Si el huésped comenta un problema durante la estancia, te avisamos para resolverlo antes de que acabe en la reseña.
- Borradores de respuesta a las reseñas, con tu tono, para que los revises y publiques.
- Para reservas directas, un mensaje fuera de temporada a quienes aceptaron recibir comunicaciones, con baja sencilla en cada envío como pide la LSSI.
¿Qué necesitas tener antes de automatizar tu alojamiento?
No hace falta tener un sistema sofisticado para empezar, pero sí algunas cosas ordenadas. Cuanto más clara esté la información, mejor funcionará todo lo demás.
- Un calendario fiable: que las reservas de todos los canales acaben en un mismo sitio, sea un PMS, un channel manager o, como mínimo, un calendario sincronizado.
- La guía del alojamiento por escrito: cómo llegar, dónde aparcar, cómo funciona cada aparato, normas de la casa, recomendaciones de la zona. Es lo que usará el asistente para responder.
- Un número de WhatsApp Business: si ya usas la app, con la coexistencia puedes mantener el mismo número y usar también la API.
- El equipo de limpieza localizable: un móvil por persona o por empresa de limpieza, para enviar los avisos.
- Las normas de tu comunidad autónoma: cada una tiene sus reglas para viviendas de uso turístico. Tu gestoría te dirá qué te aplica.
Si alguna de estas piezas falta, lo vemos en la auditoría y lo incluimos en el proyecto. Muchas veces el primer paso útil es precisamente escribir bien la guía del alojamiento, que luego sirve para el asistente, para los mensajes y para el equipo.
Piensa también en quién recibe los avisos urgentes. Si llevas varios pisos con otra persona, conviene definir turnos de guardia para que cada incidencia de noche llegue solo a quien le toca, y no a todo el mundo.
Temporada alta: prepararlo antes de que llegue
El error más común es querer automatizar en pleno agosto, cuando no hay tiempo ni para probar. Lo sensato es montarlo en temporada baja, probarlo con las reservas reales de esos meses y llegar al verano o a Semana Santa con todo rodado.
Un proyecto normal tarda de 2 a 4 semanas; algo sencillo, como los mensajes de llegada, unos días. En la auditoría gratuita de 30 minutos vemos tu forma de trabajar y qué conviene hacer primero.
| Tipo de proyecto | Ejemplo en un alojamiento | Precio orientativo sin IVA |
|---|---|---|
| Automatización exprés | Mensajes automáticos de llegada y salida | Desde 490 €, en 7 días |
| Automatización puntual | Calendario de limpiezas con partes de salida | Desde 1.500 € |
| Sistema completo | Asistente para huéspedes, registro de viajeros y limpiezas | Desde 3.500 € |
El mantenimiento empieza en 150 € al mes, sin permanencia, y el consumo de IA va aparte al coste.