HOY
Cómo se hace sin automatizar
El aire acondicionado que no enfría en pleno agosto, la cisterna que pierde agua, la cerradura electrónica sin batería. En apartamentos turísticos las averías llegan en forma de mensaje nervioso del huésped, a menudo de noche y en otro idioma, y hay que averiguar qué pasa, a quién llamar y cuándo puede ir.
Las incidencias pequeñas que ve la limpieza (una bombilla fundida, una persiana dura) se comentan de palabra y se olvidan hasta que un huésped se queja. No hay un sitio donde ver qué está pendiente en cada alojamiento ni cuánto se gasta en reparaciones.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Creamos un canal único para avisar de averías: el huésped por WhatsApp y el equipo de limpieza con un formulario rápido, siempre con la opción de mandar una foto. El asistente pregunta lo justo para entender el problema y, si es algo sencillo, como reiniciar el router o cambiar el mando del aire a modo frío, envía las instrucciones de ese apartamento.
Si hace falta un técnico, la incidencia se clasifica por tipo y urgencia y se avisa al fontanero, al electricista o al técnico de climatización que tengas asignado a esa zona, con la dirección, la foto y la franja en que el huésped está disponible. Tú recibes el aviso a la vez.
Cada incidencia queda abierta en una lista hasta que se marca como resuelta, con su coste si lo apuntas. Así sabes qué apartamento da más problemas y qué conviene cambiar antes de la temporada.
PASO A PASO
Cómo funciona
Aviso con foto
El huésped o la limpieza describen el problema y adjuntan una foto por WhatsApp o formulario.
Primera ayuda
Si la guía del apartamento tiene una solución sencilla para ese problema, el asistente la envía al huésped.
Clasificación
El sistema propone tipo de avería y urgencia; las que afectan a agua, luz, acceso o seguridad se marcan como urgentes.
Aviso al técnico
El técnico de esa zona recibe los datos y confirma cuándo puede ir. El huésped recibe la hora prevista.
Cierre y registro
Cuando se resuelve, se marca como cerrada con el coste y queda en el historial del alojamiento.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Las averías llegan con foto y descripción, no con un audio confuso a medianoche.
- El técnico adecuado se entera al momento, sin que tengas que reenviar mensajes.
- El huésped sabe qué está pasando y cuándo se va a arreglar.
- Tienes el historial de averías y gastos de cada apartamento en un solo sitio.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.