HOY
Cómo se hace sin automatizar
Desde diciembre de 2024, hoteles, hostales y apartamentos turísticos comunican los datos de sus viajeros al Ministerio del Interior a través de la plataforma SES.Hospedajes. Piden bastante más información que antes, y conseguirla el día de llegada, con el huésped cansado y la maleta en la mano, es lento y da errores.
En los apartamentos sin recepción el problema es mayor: hay que perseguir por mensajes a cada viajero del grupo para que mande su documento y sus datos, copiarlos a mano y cruzar los dedos para no equivocarse con un número o una fecha.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Unos días antes de la llegada, el huésped principal recibe un enlace a un formulario en su idioma donde cada viajero del grupo rellena sus datos. El formulario comprueba que no falte nada obligatorio y que los formatos tengan sentido antes de dejar enviar.
Con esos datos, el sistema prepara el parte de viajeros en el formato que pide la plataforma y lo deja en una bandeja de revisión. Una persona de tu equipo lo repasa, corrige si hace falta y lo comunica. Si falta algún viajero a pocas horas de la llegada, se envía un recordatorio y a ti te llega el aviso.
Los datos se guardan solo lo necesario, en servidores dentro de la UE, con acceso limitado, y se borran de nuestras herramientas cuando ya no hacen falta, según los plazos que marque tu asesor.
PASO A PASO
Cómo funciona
Reserva nueva
Al entrar una reserva desde el channel manager, se crea la ficha con fechas, alojamiento y número de huéspedes.
Formulario previo
El huésped recibe el enlace en su idioma unos días antes, y lo puede compartir con el resto del grupo.
Comprobación automática
El sistema revisa que estén los campos obligatorios de cada viajero y marca lo que parece incorrecto.
Parte preparado
Se genera el registro listo para la plataforma y queda en tu bandeja, con los avisos de lo que conviene mirar.
Revisión y envío
Una persona lo revisa y lo comunica. El sistema anota cuándo se hizo y quién lo aprobó.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- La llegada es más rápida: los datos ya están cuando el huésped aparece.
- Nadie copia a mano números de documento desde fotos borrosas.
- Sabes antes de cada llegada qué viajeros tienen los datos completos y cuáles no.
- Cada comunicación queda registrada con fecha y responsable.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.