HOY
Cómo se hace sin automatizar
Una pyme típica usa entre cinco y diez herramientas que no se hablan: la tienda online, el CRM, el programa de facturación, el de reservas, el email marketing y varias hojas de cálculo que hacen de pegamento. Cada venta, cliente nuevo o cambio de precio se copia a mano de una a otra.
Eso consume horas y genera errores silenciosos: un cliente que se dio de baja sigue recibiendo newsletters, el stock de la web no coincide con el del almacén, una venta de la tienda nunca llega a facturarse, un precio cambiado en un sitio no se cambió en otro. Nadie se entera hasta que un cliente se queja o la gestoría pregunta.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Conectamos tus herramientas mediante sus API, que son las puertas que tienen los programas para enviarse datos entre sí, usando plataformas como n8n o Make. Definimos contigo qué dato manda en cada caso (por ejemplo, el stock manda desde el programa de almacén y los datos del cliente desde el CRM) y en qué dirección viaja cada cosa, para evitar que dos sistemas se pisen.
Cada vez que ocurre algo, como un pedido en Shopify, WooCommerce o PrestaShop, un cliente nuevo en HubSpot o un pago en Stripe, el dato llega solo a donde tiene que estar. Por encima montamos comprobaciones periódicas que comparan los sistemas y te avisan si algo se desvía: pedidos sin factura, stock distinto, pagos sin pedido o una conexión que ha dejado de funcionar.
PASO A PASO
Cómo funciona
Mapa de herramientas
Dibujamos qué programas usas, qué datos comparten y quién copia hoy qué a mano.
Fuente de verdad
Decidimos qué programa manda en cada dato para que no haya dos versiones distintas.
Conexiones
Cada evento (venta, alta, pago, cambio) se envía al momento a los programas que lo necesitan.
Comprobaciones
Cada día se comparan los sistemas y se buscan diferencias: pedidos sin factura, stock descuadrado, clientes duplicados.
Alertas
Si algo no cuadra o una conexión falla, recibes un aviso con el detalle para corregirlo.
Registro
Cada movimiento queda anotado, para saber de dónde salió cada dato y cuándo.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Se acaba el copiar y pegar entre programas.
- Tus programas muestran los mismos datos del mismo cliente, pedido o producto.
- Los descuadres se detectan en horas, no cuando un cliente o la gestoría los encuentra.
- Si una conexión deja de funcionar, te enteras por una alerta y no semanas después.
- Puedes cambiar una herramienta en el futuro sin rehacer el trabajo manual alrededor.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.