HOY
Cómo se hace sin automatizar
Mucha información de una pyme vive atrapada en documentos: albaranes de entrega, contratos de alquiler o de servicio, pólizas de seguro, partes de trabajo firmados, pedidos de clientes en PDF, certificados. Para usarla, alguien tiene que abrir cada documento y copiar los datos a una hoja o a un programa.
Un almacén cruza a mano los albaranes con los pedidos para ver qué ha llegado. Una administradora de fincas repasa contratos para saber cuándo vence cada uno. Una empresa de instalaciones pasa a limpio los partes de sus técnicos para poder facturar. Es un trabajo tedioso, propenso a errores y que siempre va con retraso.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Montamos un sistema que recibe los documentos (por correo, en una carpeta de Google Drive o desde una foto del móvil) y extrae los datos que te interesan con OCR, que convierte la imagen en texto, y con un modelo de IA que entiende qué significa cada dato aunque el documento no tenga un formato fijo. Para cada tipo de documento definimos contigo qué campos sacar: en un albarán, proveedor, número, fecha y líneas con cantidades; en un contrato, partes, fechas de inicio y fin, renovación, importe y cláusulas de preaviso.
Los datos llegan a Google Sheets, Excel o tu programa de gestión, con un enlace al documento original. Además se pueden cruzar con otra información: el albarán con el pedido que hiciste, el contrato con un calendario de vencimientos que te avisa con antelación.
PASO A PASO
Cómo funciona
Entrada del documento
El PDF o la foto llega por email, a una carpeta compartida o desde el móvil del técnico.
Identificación del tipo
El sistema reconoce si es un albarán, un contrato, un parte u otro documento que hayamos definido.
Extracción de campos
Se sacan los datos acordados para ese tipo, incluidas tablas con varias líneas.
Validación
Se comprueban formatos, sumas y coincidencias con tus datos, como que el pedido exista o que las cantidades cuadren.
Carga y cruce
Los datos se escriben en tu hoja o programa y se cruzan con pedidos, calendarios o clientes.
Revisión de dudas
Lo que tiene baja confianza o no cuadra aparece marcado para que una persona lo confirme.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Nadie pasa horas copiando datos de documentos a una hoja.
- Las diferencias entre lo pedido y lo recibido se detectan el mismo día.
- Los vencimientos de contratos te avisan antes de que se renueven solos.
- Cada dato queda enlazado a su documento original para consultarlo cuando haga falta.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.