HOY
Cómo se hace sin automatizar
En toda empresa hay un puñado de personas a las que el resto pregunta: cómo se tramita una devolución, qué tarifa se aplica a un cliente, dónde está el manual de una máquina, qué hay que hacer si llega un pedido incompleto. Cada interrupción son unos minutos, pero sumadas se comen buena parte de su jornada.
La información existe, pero está repartida en carpetas de Google Drive, PDF de proveedores, correos antiguos y documentos que nadie sabe si están actualizados. Los empleados nuevos tardan meses en saber dónde buscar, y cuando alguien se va, parte de ese conocimiento se va con él.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Montamos un asistente de IA que solo responde a partir de los documentos que tú eliges: procedimientos internos, tarifas, fichas de producto, manuales técnicos, preguntas frecuentes de clientes, políticas de vacaciones. Los documentos se preparan para que el asistente encuentre el fragmento relevante de cada pregunta y conteste con él, indicando de qué documento sale la respuesta.
Tus empleados lo usan donde ya trabajan: un chat privado en la web, Slack, Microsoft Teams o un número de WhatsApp interno. Si la respuesta no está en los documentos, lo dice en lugar de inventarla y ofrece avisar a la persona responsable. Cada pregunta sin respuesta te sirve para saber qué documentación falta.
PASO A PASO
Cómo funciona
Selección de documentos
Reunimos contigo los documentos útiles y descartamos los duplicados o desactualizados.
Preparación
Los documentos se dividen y se indexan para que el asistente encuentre el fragmento exacto que responde a cada pregunta.
Permisos
Definimos quién puede consultar qué: el equipo de almacén no ve las tarifas de los grandes clientes, por ejemplo.
Pregunta y respuesta
El empleado pregunta con sus palabras y recibe una respuesta corta con el documento y el apartado de origen.
Sin respuesta
Si no encuentra la información, lo dice y registra la pregunta para que alguien la conteste o documente.
Actualización
Cuando cambias un documento en la carpeta, el asistente usa la versión nueva sin que nadie tenga que hacer nada.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Las personas clave dejan de ser interrumpidas para responder siempre lo mismo.
- Los empleados nuevos encuentran solos cómo se hacen las cosas desde el primer día.
- El equipo trabaja con la versión vigente de las tarifas y los procedimientos.
- Descubres qué preguntas se repiten y qué documentación falta o está mal explicada.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.