HOY
Cómo se hace sin automatizar
En un restaurante el teléfono suena justo cuando no se puede coger: en pleno servicio, con la barra llena o con la cocina pidiendo platos. Quien llama y no obtiene respuesta suele probar en el sitio de al lado.
Por WhatsApp pasa algo parecido. Los mensajes se acumulan y alguien los contesta a última hora de la noche, cuando el cliente ya ha reservado en otro sitio o ya no se acuerda de a qué hora quería venir.
Además, las reservas acaban repartidas entre una libreta, el programa de reservas y el móvil del encargado. Así es fácil dar dos veces la misma mesa o perder una petición de trona o de terraza.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Montamos un asistente que atiende por WhatsApp Business y otro de voz que coge el teléfono cuando nadie puede (o siempre, si lo prefieres). Los dos consultan la disponibilidad real en tu programa de reservas o en una hoja de Google Sheets, y solo ofrecen mesas que existen.
El asistente pide lo necesario: día, hora, número de personas, nombre, teléfono y si hay algo que tener en cuenta (terraza, carrito de bebé, celebración). Guarda la reserva, manda la confirmación por WhatsApp y, si el turno está completo, propone otra hora o apunta al cliente en lista de espera.
Desde el primer mensaje o la primera frase de la llamada deja claro que es un asistente virtual, y cualquier cliente puede pedir hablar con una persona. Las preguntas que no sabe contestar se quedan anotadas para el equipo.
PASO A PASO
Cómo funciona
Entrada por WhatsApp o teléfono
El cliente escribe al WhatsApp del restaurante o llama. Si nadie coge en unos tonos, la llamada pasa al agente de voz.
Consulta de mesas libres
El asistente mira la disponibilidad real por turno y tamaño de grupo, respetando tus reglas: máximos por turno, zonas y horarios de cocina.
Datos y peticiones especiales
Pide nombre, teléfono y observaciones. Las peticiones que no puede resolver (una tarta, un menú especial) se marcan para que las revise el encargado.
Reserva guardada y confirmada
La reserva entra en tu programa o en la hoja de reservas y el cliente recibe la confirmación por WhatsApp con la dirección y la hora.
Resumen del turno
Antes de cada servicio el equipo recibe la lista de reservas del turno, con observaciones y quién viene por primera vez.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Nadie tiene que soltar la bandeja para coger el teléfono en plena hora punta.
- Las reservas que llegan de madrugada o en el día de descanso se atienden igual que las de mediodía.
- Todas las reservas acaban en un único sitio, sin libretas ni capturas de pantalla sueltas.
- El encargado solo se ocupa de los casos especiales, que llegan ya resumidos.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.