HOY
Cómo se hace sin automatizar
En despachos y consultorías que facturan por horas, o que necesitan saber qué asuntos son rentables, el tiempo se apunta tarde y mal. Al final de la semana nadie recuerda cuánto duró aquella llamada o esa revisión de planos.
A fin de mes alguien recoge hojas de cálculo de cada persona, las cuadra por cliente y prepara las facturas a mano en Holded o en el programa que uséis. Las horas que no se apuntaron simplemente no se cobran.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Montamos un registro de horas tan rápido que se usa: un mensaje en Slack, Teams o WhatsApp interno («1,5 h revisión de contrato, asunto 2026/031») o un formulario de móvil. El sistema reconoce cliente y asunto, y guarda el apunte. También puede proponer apuntes a partir de las reuniones del calendario, para confirmarlos con un toque.
Al cierre de mes, las horas se agrupan por cliente y asunto con su tarifa. Se genera un informe de horas para el cliente y un borrador de factura en Holded, Odoo u otro programa con API. El responsable los revisa y los emite.
PASO A PASO
Cómo funciona
Apunte rápido
Cada profesional anota tiempo y tarea por chat o formulario en el momento, sin abrir ningún programa.
Sugerencias del calendario
Las reuniones del día aparecen como apuntes propuestos para confirmar o descartar.
Asignación a asunto
El sistema asocia el apunte al cliente y asunto correctos, y pregunta si hay dudas.
Resumen y alertas
El responsable ve horas por asunto y recibe aviso si uno supera el presupuesto pactado.
Borrador de factura
A fin de mes se genera la factura en borrador y el detalle de horas para el cliente, listos para revisar.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Apuntar horas deja de ser una tarea de viernes por la tarde.
- Se facturan horas que antes se perdían por no estar registradas.
- Sabes qué asuntos y qué clientes son rentables y cuáles se están comiendo el margen.
- Las facturas y los informes de horas salen con el mismo formato cada mes.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.