HOY
Cómo se hace sin automatizar
Cuadrar una reunión con un cliente en un despacho puede llevar cinco correos: huecos que no encajan, cambios de última hora, dudas sobre si es presencial o por videollamada. Y cuando por fin llega el día, el cliente aparece sin la escritura, el contrato o los planos que hacían falta.
Esa primera reunión se convierte en una charla para pedir papeles, y el asunto no avanza hasta la siguiente. Además, las citas olvidadas dejan huecos en la agenda de profesionales cuyo tiempo es lo que el despacho vende.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Conectamos la agenda de cada profesional (Google Calendar u Outlook) con un sistema de reservas como Calendly o Cal.com. El cliente elige hueco entre los disponibles según el tipo de reunión, y el sistema crea el evento, el enlace de videollamada si hace falta y la ficha del asunto.
Según el tipo de reunión, el cliente recibe la lista de documentos que tiene que aportar y un enlace para subirlos a una carpeta del asunto. Unos días antes, si falta algo, se le recuerda. El día antes llega el recordatorio con la hora, la dirección o el enlace, y la opción de cambiar la cita.
PASO A PASO
Cómo funciona
Reserva
El cliente elige tipo de reunión y hueco. Las reglas de cada profesional (duración, margen entre citas, días) se respetan solas.
Lista de documentos
Recibe por email o WhatsApp lo que necesita traer o subir, adaptado al tipo de asunto.
Subida a la carpeta
Los documentos llegan a la carpeta del asunto en Google Drive o SharePoint, con nombre ordenado.
Recordatorios
Aviso de lo que falta unos días antes, y recordatorio de la cita el día anterior con opción de cambiar hora.
Resumen para el profesional
La mañana de la reunión el profesional recibe qué cliente viene, a qué, y qué documentos están ya recibidos.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Se acaban los correos de ida y vuelta para cuadrar una reunión.
- El profesional llega a la cita con la documentación ya revisada.
- Las ausencias se reducen porque el cliente recibe recordatorio y puede cambiar la hora fácilmente.
- Las primeras reuniones sirven para trabajar el asunto, no para pedir papeles.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.