HOY
Cómo se hace sin automatizar
En un despacho las consultas nuevas llegan mezcladas: formularios de la web, correos al buzón general, mensajes de WhatsApp y llamadas que alguien apunta en un papel. Muchas no son del área del despacho, otras llegan sin datos para saber de qué va el asunto.
El profesional acaba respondiendo a cada una, pidiendo documentos y explicando cómo trabaja, antes de saber si el asunto tiene recorrido. Mientras tanto, la consulta buena que llegó un viernes por la tarde espera hasta el lunes y ese cliente ya ha llamado a otro despacho.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Montamos una recepción única para consultas nuevas. Un formulario guiado en la web y un asistente en WhatsApp o en el chat hacen las preguntas que el despacho necesita: materia, qué ha pasado, fechas relevantes (por ejemplo, cuándo se recibió una notificación), a quién afecta y qué documentos tiene.
Con esas respuestas, el sistema clasifica la consulta por área y urgencia, crea la ficha en tu CRM (un programa para llevar el seguimiento de contactos, como HubSpot) o en una hoja, y avisa al profesional que lleva esa materia. Si encaja, se ofrece al cliente un hueco para una primera reunión; si no es del área del despacho, recibe una respuesta amable indicándolo.
PASO A PASO
Cómo funciona
Entrada de la consulta
Llega por la web, el email o WhatsApp. El asistente se presenta como asistente virtual desde el primer mensaje.
Preguntas clave
Recoge los datos que el despacho define para cada materia, y permite adjuntar documentos.
Clasificación
Asigna área, urgencia y un breve resumen del asunto. Las fechas de plazo cercanas se marcan como prioridad.
Ficha y aviso
Se crea el contacto en el CRM y el profesional responsable recibe el resumen con los adjuntos.
Cita o respuesta
Si el asunto encaja, el cliente elige hueco en la agenda. Si no, recibe una respuesta cordial redactada por el despacho.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- El profesional lee un resumen ordenado en lugar de empezar cada consulta desde cero.
- Las consultas con plazos cercanos se detectan enseguida, también fuera de horario.
- El cliente potencial recibe respuesta en minutos, a cualquier hora.
- Sabes cuántas consultas llegan, de qué materias y cuántas se convierten en encargo.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.