HOY
Cómo se hace sin automatizar
Las comidas de empresa, bautizos, cumpleaños o encargos de catering suelen ser la parte más rentable del negocio, pero también la más lenta de gestionar. Llega un email o un mensaje con cuatro datos, hay que preguntar lo que falta, preparar un menú, calcular el precio y mandar un documento.
Mientras tanto el cliente ha pedido presupuesto a otros tres sitios. Muchas peticiones se quedan sin respuesta durante días, y de las que se responden nadie hace seguimiento: se envía el presupuesto y no se vuelve a preguntar.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Montamos un circuito completo. La petición llega por un formulario de tu web, por email o por WhatsApp, y el asistente pregunta lo que falte: fecha, número de personas, tipo de evento, presupuesto aproximado, espacio y necesidades especiales. Los datos quedan en una ficha ordenada.
Con esos datos el sistema prepara un presupuesto con tus menús de grupo, tus precios y tus condiciones (servicio de camareros, montaje, desplazamiento en catering), en un PDF con tu imagen. El responsable lo revisa, ajusta si hace falta y lo envía. Si el cliente acepta, recibe el enlace para pagar la señal y la fecha se bloquea.
Si no contesta, el sistema le escribe a los pocos días con un recordatorio amable, y avisa al responsable cuando se acerca la fecha límite para confirmar número de comensales.
PASO A PASO
Cómo funciona
Recogida de la petición
Formulario, email o WhatsApp. El asistente completa los datos que faltan con preguntas cortas.
Comprobación de fecha
Se mira si el salón, la terraza o el equipo de catering están libres esa fecha.
Presupuesto en PDF
Se genera con tus menús, precios y condiciones, listo para revisar.
Revisión y envío
El responsable lo aprueba desde el móvil y sale al cliente por email o WhatsApp.
Seguimiento y señal
Recordatorio si no hay respuesta, enlace de pago de la señal al aceptar y aviso para cerrar el número final de personas.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Cada petición recibe respuesta el mismo día, aunque llegue en pleno servicio.
- Los presupuestos salen con la misma presentación y sin errores de cálculo.
- Ningún presupuesto enviado se queda sin seguimiento.
- Ves en una lista qué eventos están pedidos, enviados, aceptados y pagados.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.