HOY
Cómo se hace sin automatizar
En las empresas de instalaciones y reparaciones el técnico termina un aviso, rellena un parte de papel en el capó de la furgoneta y lo guarda en la guantera. Al final de la semana llegan a la oficina los partes arrugados, algunos con letra difícil y otros que no aparecen.
En la oficina alguien los pasa a mano al programa de facturación: horas, desplazamiento, materiales, referencias. Se olvidan materiales, se facturan tarde trabajos hechos hace días y, cuando el cliente pregunta qué se hizo, nadie tiene una foto para enseñárselo.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Montamos un parte digital sencillo que el técnico abre en el móvil desde el aviso asignado. Marca la hora de llegada y salida, elige los materiales de una lista (con buscador y el stock de la furgoneta), añade fotos del antes y el después y recoge la firma del cliente en la pantalla.
Al cerrar el parte, el sistema prepara el borrador de factura en tu programa de facturación (Holded, Sage, Odoo u otro con API) con tus tarifas de mano de obra, desplazamiento y materiales. La oficina lo revisa y lo emite desde el propio programa, que es el que debe cumplir Verifactu. El cliente recibe una copia del parte con las fotos por email.
PASO A PASO
Cómo funciona
Aviso asignado
El técnico ve en el móvil sus avisos del día con dirección, contacto y descripción del problema.
Parte en el sitio
Registra horas, materiales y fotos. Si no hay cobertura, el parte se guarda y se envía al recuperarla.
Firma del cliente
El cliente firma en la pantalla y recibe la copia del parte por email.
Borrador de factura
El parte se convierte en un borrador de factura con tus tarifas en tu programa de facturación.
Revisión y emisión
La oficina revisa los borradores del día, corrige lo necesario y los emite. Se descuenta el material usado del stock.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Los partes no se pierden ni llegan ilegibles a la oficina.
- Se factura el mismo día o al siguiente, no cuando alguien encuentra tiempo.
- Los materiales usados se cobran y se descuentan del stock sin olvidos.
- Ante cualquier duda del cliente tienes fotos, horas y firma del trabajo.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.