HOY
Cómo se hace sin automatizar
Cuando un grupo está lleno, la academia suele apuntar a los interesados en una libreta o en un chat. Cuando se libera una plaza, nadie recuerda a quién tocaba ni en qué orden, y se ofrece al primero que llama.
Abrir un grupo nuevo es otro rompecabezas: hay que reunir a suficientes alumnos del mismo nivel y con horarios compatibles. Se hace de memoria, a base de llamadas, y muchas veces el grupo no llega a abrirse porque se pierde la pista de los interesados.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Montamos un formulario de lista de espera donde cada interesado indica curso, nivel o edad, horarios que le vienen bien y cómo prefiere que le avisemos. La lista queda en una hoja ordenada por fecha de inscripción.
Cuando se libera una plaza en un grupo, el sistema avisa por orden a los interesados compatibles. El primero que confirma se la queda y recibe el enlace de matrícula; si no responde en el plazo que fijes, pasa al siguiente.
Además, el sistema cuenta cuántos interesados hay por nivel y franja horaria. Cuando una combinación llega al mínimo que tú decides para abrir grupo, dirección recibe un aviso con la lista para lanzarlo.
PASO A PASO
Cómo funciona
Inscripción en espera
El interesado se apunta con su nivel, edad y horarios posibles desde la web o por WhatsApp.
Plaza liberada
Cuando un alumno se da de baja, el sistema detecta la plaza libre en ese grupo.
Aviso por orden
Se avisa al primer interesado compatible, con un plazo para confirmar.
Confirmación y matrícula
Si acepta, recibe el enlace de matrícula; si no, se pasa al siguiente.
Grupo nuevo
Cuando hay suficientes interesados para un nivel y horario, dirección recibe la propuesta de grupo.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Las plazas libres se ocupan en días, con un orden justo y sin llamadas.
- Los interesados no se olvidan: siguen en la lista hasta que haya sitio o se den de baja.
- Ves qué niveles y horarios tienen demanda antes de decidir abrir un grupo.
- Menos grupos que se quedan a medio llenar por falta de seguimiento.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.