HOY
Cómo se hace sin automatizar
El móvil de una academia no para: «¿tenéis inglés para niños de ocho años?», «¿a qué hora es el grupo de B2?», «¿cuánto cuesta el curso intensivo del carné?». Son las mismas preguntas cada semana, y quien contesta es el mismo profesor que está dando clase.
Si no se responde rápido, la familia pregunta en la academia de al lado. Y los mensajes que llegan a las diez de la noche se contestan al día siguiente, cuando ya no hay la misma prisa por apuntarse.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Preparamos contigo una base de información de la academia: cursos, niveles, edades, horarios, precios, calendario, política de prueba y dirección. Un asistente conectado a la API oficial de WhatsApp Business responde solo con esa información.
Desde el primer mensaje se presenta como asistente virtual de la academia. Puede orientar sobre el nivel con unas preguntas sencillas, proponer una clase de prueba o una prueba de nivel y enviar el enlace de matrícula. No es un chat de temas generales: se ciñe a tu academia, como exige la política de WhatsApp.
Cuando la pregunta sale de lo que sabe (un caso especial, una queja, una beca), lo dice y pasa la conversación a secretaría con un resumen, para que nadie tenga que volver a preguntar lo mismo.
PASO A PASO
Cómo funciona
Información de la academia
Recogemos cursos, horarios, precios y normas en un documento que tú puedes actualizar.
Mensaje entrante
El asistente se presenta, entiende la pregunta y responde con los datos de tu academia.
Orientación de nivel
Para idiomas o refuerzo, hace unas preguntas y recomienda grupo o prueba de nivel.
Siguiente paso
Ofrece una clase de prueba, una llamada o el enlace de matrícula, según el caso.
Paso a secretaría
Lo que no sabe o no debe resolver pasa a una persona con el resumen de la conversación.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Las preguntas de siempre se responden en minutos, también fuera de horario.
- Los profesores dejan de contestar mensajes entre clase y clase.
- Secretaría recibe solo las conversaciones que necesitan a una persona, ya resumidas.
- Sabes qué cursos y horarios preguntan más, para planificar el siguiente trimestre.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.