HOY
Cómo se hace sin automatizar
Las cuotas mensuales son el pulmón de una academia, pero controlarlas es tedioso. Hay que mirar qué recibos se han devuelto, quién pagó en efectivo, quién paga por transferencia cuando se acuerda y a quién se le hizo un descuento este mes.
Reclamar a una familia que no ha pagado es incómodo, y más si es el profesor quien tiene que hacerlo a la salida de clase. Por eso se deja pasar, y a final de trimestre aparecen dos o tres meses sin cobrar.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Unimos en un solo sitio las cuotas de cada alumno (importe, forma de pago, descuentos) con los cobros reales, leídos de Stripe, de las remesas de tu banco o de tu programa de facturación. Cada mes el sistema sabe qué está cobrado y qué no.
Quien paga por transferencia recibe un recordatorio unos días antes. Si un recibo se devuelve o una cuota no llega, la familia recibe un aviso amable por WhatsApp o email con un enlace para pagar con tarjeta o Bizum a través de la pasarela. Si sigue pendiente, llega un segundo aviso.
Secretaría recibe cada semana la lista de cuotas pendientes, con los avisos ya enviados, para decidir qué casos requieren una llamada o una conversación en persona.
PASO A PASO
Cómo funciona
Cuotas de cada alumno
Cada alumno tiene su importe, forma de pago, día de cobro y descuentos en una hoja o en tu programa.
Lectura de cobros
El sistema cruza los cobros de Stripe, el banco o tu facturación con las cuotas del mes.
Recordatorio previo
Quien paga por transferencia recibe un aviso unos días antes con el importe y la cuenta.
Aviso de pendiente
Si hay recibo devuelto o impago, sale un mensaje amable con un enlace de pago.
Lista para secretaría
Cada semana llega el resumen de pendientes y avisos enviados para decidir los siguientes pasos.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Sabes en cualquier momento qué cuotas están pagadas y cuáles no.
- Los profesores dejan de reclamar dinero a la salida de clase.
- Los impagos se detectan el mismo mes, no al cerrar el trimestre.
- Las familias pueden pagar lo pendiente en un minuto desde el móvil.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.