HOY
Cómo se hace sin automatizar
En septiembre y en enero la secretaría de una academia se llena de papeles: fichas de inscripción rellenadas a mano, fotocopias del DNI, mandatos de domiciliación y pagos en efectivo que hay que apuntar. Luego alguien pasa esos datos a una hoja o al programa de gestión, uno por uno.
Mientras tanto, las familias que preguntan por la tarde o el fin de semana tienen que esperar a que abra la academia para matricularse. Y cuando se equivoca un dígito de la cuenta bancaria, el primer recibo vuelve devuelto.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Montamos un formulario de matrícula en tu web o en un enlace que puedes enviar por WhatsApp. Pide solo lo necesario: datos del alumno, de la familia si es menor, curso, grupo u horario, autorizaciones (por ejemplo, el uso de fotos) y la forma de pago.
El pago se hace en el mismo paso con Stripe: la matrícula con tarjeta y la cuota mensual domiciliada por SEPA o con cargo recurrente a la tarjeta. La pasarela comprueba la cuenta, así que los errores de IBAN se detectan antes de empezar.
Al terminar, el alumno queda dado de alta en tu hoja o programa de gestión, se suma a su grupo, recibe un email de bienvenida con horario, normas y calendario, y la factura de la matrícula se genera en Holded o en tu programa de facturación.
PASO A PASO
Cómo funciona
Formulario de matrícula
El alumno o la familia rellena los datos y elige curso y horario, solo entre grupos con plazas libres.
Pago y domiciliación
Paga la matrícula con tarjeta y autoriza la cuota mensual en Stripe, que valida la cuenta.
Alta del alumno
Se crea la ficha del alumno y se añade a su grupo en tu hoja o programa de gestión.
Factura
Se emite la factura de la matrícula en Holded o en tu programa y se envía por email.
Bienvenida
El alumno recibe horario, calendario del curso, normas y el contacto de su profesor.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Nadie en secretaría vuelve a teclear una ficha de inscripción.
- Las familias pueden matricularse a cualquier hora, también el domingo por la noche.
- Los grupos no se llenan de más, porque el formulario solo ofrece plazas libres.
- Los recibos devueltos por cuentas mal escritas prácticamente desaparecen.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.