HOY
Cómo se hace sin automatizar
Si tu agencia administra alquileres, cada mes empieza igual: revisar el banco para ver quién ha pagado, escribir a los que no, y contárselo a cada propietario. Con veinte o treinta viviendas, esto ocupa días.
Las incidencias llegan por todas partes: una llamada por una fuga, un WhatsApp con la foto de un enchufe, un email sobre la caldera. Se apuntan donde se puede, el técnico se avisa tarde y el propietario se entera cuando ya hay un problema.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Conectamos los contratos de alquiler (una hoja con importe, día de pago e inquilino) con los movimientos del banco, que se leen desde tu programa de contabilidad, como Holded, o desde el extracto. Cada mes el sistema marca qué rentas han entrado y cuáles no.
Unos días antes del vencimiento, el inquilino recibe un recordatorio amable. Si la renta no entra, recibe un segundo aviso y la agencia una alerta con los importes pendientes. Los pasos más serios, como una reclamación formal, los decide siempre una persona.
Para las incidencias, el inquilino escribe a un número de WhatsApp. Un asistente se presenta como tal, pide la dirección, una descripción y fotos, y crea una ficha con prioridad. Tú o el propietario aprobáis el aviso al técnico, y el inquilino recibe el estado de su incidencia.
PASO A PASO
Cómo funciona
Contratos ordenados
Cada alquiler tiene su importe, día de pago, inquilino, propietario y técnico de referencia.
Recordatorio de pago
Unos días antes del vencimiento sale un recordatorio al inquilino con el importe y la cuenta.
Conciliación con el banco
El sistema cruza los cobros con los contratos y marca las rentas pagadas y pendientes.
Aviso de impago
Si la renta no llega, sale un segundo aviso y la agencia recibe la lista de pendientes.
Incidencias por WhatsApp
El inquilino describe la avería con fotos y se crea una ficha con prioridad y responsable.
Resumen al propietario
Cada mes el propietario recibe sus cobros, las incidencias y lo que se ha hecho.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Sabes el día 5 quién ha pagado y quién no, sin repasar el banco a mano.
- Las incidencias quedan registradas con fotos y fecha, y no dependen de quién cogió el teléfono.
- Los propietarios reciben su resumen mensual sin que nadie lo prepare.
- Puedes administrar más viviendas con el mismo equipo.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.