HOY
Cómo se hace sin automatizar
Buena parte de las llamadas y correos que recibe un despacho son clientes preguntando cómo va lo suyo. Es comprensible: para ellos es un asunto importante y no saben que el juzgado, el ayuntamiento o la otra parte tienen sus propios tiempos.
Cada llamada interrumpe al profesional, que tiene que buscar el expediente y explicar lo mismo varias veces. Y cuando sí hay novedades, contárselas al cliente depende de que alguien se acuerde de hacerlo entre plazos, reuniones y otros asuntos urgentes.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Definimos contigo las fases típicas de cada tipo de asunto: por ejemplo, para un despacho de abogados «demanda presentada», «admitida», «señalada vista»; para un estudio de arquitectura «proyecto básico entregado», «licencia solicitada», «licencia concedida». Cada fase tiene un texto claro y aprobado que explica qué significa y qué viene después.
Cuando el profesional cambia la fase en la ficha del expediente (en tu programa, en una hoja o con un clic en un panel), el cliente recibe el aviso por email o WhatsApp. Si pasa mucho tiempo sin cambios, se puede enviar un mensaje de tranquilidad explicando que el asunto sigue su curso.
PASO A PASO
Cómo funciona
Fases por tipo de asunto
Diseñamos las fases y los textos de cada una con el despacho.
Cambio de estado
El profesional marca la nueva fase en la ficha del expediente, sin escribir ningún correo.
Aviso al cliente
El cliente recibe un mensaje con la fase, qué significa y el siguiente paso, sin detalles sensibles.
Mensajes de continuidad
Si un expediente lleva semanas sin cambios, se envía un aviso de seguimiento, si así lo decides.
Consultas de vuelta
Si el cliente responde con una pregunta, llega al profesional responsable con el contexto del expediente.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Bajan las llamadas de seguimiento que interrumpen al equipo.
- El cliente se siente informado y entiende en qué punto está su asunto.
- Las novedades se comunican siempre, no solo cuando alguien se acuerda.
- Queda registro de qué se comunicó a cada cliente y cuándo, útil si más adelante hay dudas sobre lo que se le dijo.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.