HOY
Cómo se hace sin automatizar
Una clínica dental vive en buena parte de las revisiones: la limpieza de cada año, el control seis meses después de quitar los brackets, la revisión de un implante. En una clínica veterinaria pasa igual con las vacunas y las desparasitaciones. En el equipo se sabe que hay que avisar, pero nadie tiene tiempo de sacar cada mes el listado de quién toca.
El resultado es que el paciente se acuerda cuando le duele algo, o no se acuerda nunca. Y la agenda tiene semanas flojas que podrían llenarse con gente que ya es de la casa y que solo necesitaba un recordatorio.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Montamos un sistema que revisa cada semana tu programa de gestión o tu agenda y detecta a quién le toca cada revisión según las reglas que nos das: doce meses desde la última limpieza, seis desde el fin del tratamiento, la fecha de la próxima vacuna del perro o del gato.
A cada uno le llega un mensaje personal por WhatsApp o email, con el nombre del paciente (o de la mascota) y un botón para reservar en los huecos disponibles. Si no reserva, recibe un segundo aviso unas semanas después, y ahí se para: nada de insistir sin fin.
Solo escriben a quien ha dado su consentimiento para recibir estos avisos, y cada mensaje incluye cómo dejar de recibirlos.
PASO A PASO
Cómo funciona
Reglas de revisión
Definimos contigo qué revisiones hay, cada cuánto tocan y qué mensaje lleva cada una, con tu forma de hablar.
Búsqueda semanal
Cada lunes el sistema cruza el historial de visitas con esas reglas y saca la lista de pacientes a avisar esa semana.
Filtro previo
Descarta a quien ya tiene cita futura, a quien pidió no recibir avisos y a quien está en tratamiento activo.
Aviso con reserva
Sale el mensaje con enlace a los huecos libres. La cita reservada entra directa en la agenda del profesional adecuado.
Segundo aviso y cierre
Si no hay respuesta, se envía un único recordatorio más. Después, el paciente queda marcado para que recepción decida si llama.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Ningún paciente se queda sin su aviso de revisión porque nadie tuvo tiempo de sacar el listado.
- Las semanas tranquilas se rellenan con pacientes que ya conocen la clínica.
- Recepción solo llama a quienes no han respondido a ningún aviso, en vez de repasar el fichero entero.
- Tienes a la vista qué revisiones se reservan y cuáles se quedan pendientes, mes a mes.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.