HOY
Cómo se hace sin automatizar
En muchas clínicas la recepción dedica un buen rato cada tarde a llamar a los pacientes del día siguiente. La mitad no lo coge, a otros hay que dejarles mensaje y, aun así, siempre hay quien no se presenta y deja al fisio o al dentista con media hora vacía.
Cuando alguien cancela a última hora, el hueco se pierde: nadie tiene tiempo de repasar quién quería adelantar su cita. La lista de espera vive en una libreta o en la memoria de la recepcionista, y se consulta solo cuando da tiempo.
Además, cada cambio de hora pedido por teléfono interrumpe lo que se esté haciendo en el mostrador, justo cuando hay pacientes delante esperando para pagar o pedir cita.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Conectamos tu agenda (Google Calendar, Doctoralia o tu programa de gestión, si tiene API, es decir, una puerta para que otros programas lean y escriban datos) con WhatsApp Business. Cada tarde sale un mensaje a los pacientes del día siguiente con la hora, el profesional y dos botones: confirmar o cambiar.
Si el paciente quiere cambiar, el asistente le ofrece los huecos libres reales de ese profesional y mueve la cita. Si cancela, el sistema avisa por orden a las personas de la lista de espera hasta que alguien ocupa el hueco, sin que recepción tenga que hacer una sola llamada.
Queda anotado quién confirmó, quién cambió y quién no contestó, para que recepción empiece la mañana sabiendo exactamente a quién tiene que llamar.
PASO A PASO
Cómo funciona
Lectura de la agenda
Cada día a la hora que elijas, el sistema lee las citas del día siguiente, el profesional asignado y el teléfono del paciente.
Mensaje con botones
Sale una plantilla de WhatsApp aprobada por Meta con los datos de la cita y los botones Confirmar y Cambiar, sin mencionar el motivo de la consulta.
Confirmación o cambio
Si confirma, se marca en la agenda. Si pide cambio, el asistente propone tres o cuatro huecos libres y guarda el que elija.
Hueco liberado
Si cancela, se avisa a la lista de espera por orden de apunte y el primero que acepta se queda la cita. A los demás se les dice que el hueco ya está ocupado.
Resumen para recepción
A primera hora recepción recibe la lista de confirmados, cambios y quién no ha contestado, para llamar solo a esos.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Recepción deja de llamar uno por uno y solo contacta con quien no ha respondido.
- Los huecos que deja una cancelación se vuelven a ocupar sin que nadie tenga que buscar a quién llamar.
- El paciente cambia su cita a cualquier hora, sin esperar a que abra la clínica ni quedarse en espera al teléfono.
- Tienes a la vista cuántas citas se confirman, se cambian o se pierden cada semana, por profesional.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.