HOY
Cómo se hace sin automatizar
En la primera visita, el paciente llega, le dan una carpeta con tres hojas y un bolígrafo, y rellena de pie en la sala de espera sus datos, sus antecedentes y el consentimiento del tratamiento. La cita empieza tarde y alguien tiene que pasar después esos papeles al ordenador.
En una clínica de estética o de psicología además hay consentimientos distintos según el tratamiento, y es fácil que falte una firma o que se entregue la versión antigua del documento. Cuando se necesita encontrar ese papel meses después, está en un archivador o escaneado con un nombre imposible.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Al reservar una primera visita, el paciente recibe un enlace a un formulario web sencillo, pensado para el móvil. Rellena sus datos, responde a las preguntas que tú definas y firma los consentimientos que corresponden a su tratamiento, eligiendo el sistema la versión vigente de cada documento.
Cuando termina, se genera un PDF firmado con fecha y hora, se guarda en la carpeta del paciente y los datos básicos pasan a tu programa de gestión o a su ficha, sin que nadie los teclee. Si a dos días de la cita no lo ha rellenado, recibe un recordatorio amable.
Cuidamos especialmente este flujo porque maneja datos de salud: formularios alojados en servidores de la UE, acceso restringido y solo las preguntas que de verdad necesitas.
PASO A PASO
Cómo funciona
Cita nueva detectada
Al crear una primera visita en la agenda, el sistema identifica el tratamiento y qué documentos le tocan a ese paciente.
Envío del enlace
El paciente recibe por WhatsApp o email un enlace personal al formulario, con el nombre de la clínica y la fecha de su cita.
Datos y firma
Completa sus datos y firma con el dedo en la pantalla. Puede guardar y seguir más tarde si le falta información.
Documento guardado
Se crea el PDF firmado y se archiva en la carpeta del paciente con un nombre claro: fecha, nombre y tipo de documento.
Aviso a recepción
El día de la cita, recepción ve quién lo tiene ya listo y quién llega con algo pendiente, para prepararlo antes.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- La primera visita empieza a su hora, sin papeles en la sala de espera.
- Nadie vuelve a transcribir a mano los datos del paciente al ordenador.
- Cada consentimiento se firma en su versión vigente y se encuentra en segundos cuando hace falta.
- Recepción sabe antes de que llegue el paciente si le falta algún documento.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.