HOY
Cómo se hace sin automatizar
El dueño de una clínica con varios profesionales suele saber que la semana ha ido «bien» o «floja», pero no mucho más. Para saber la ocupación real de cada fisio o cada higienista habría que exportar la agenda, pasarla a un Excel y echar una tarde con fórmulas, y eso no pasa nunca.
Sin esos datos, las decisiones se toman a ojo: si contratar a alguien más, si abrir una tarde más, si merece la pena la campaña de ese tratamiento. Y los problemas, como un profesional con muchas cancelaciones o una franja que nunca se llena, se ven tarde.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Montamos un informe que se genera solo cada lunes a primera hora a partir de tu agenda y, si quieres, de la facturación. Lo recibes por email o en un panel sencillo que puedes abrir desde el móvil.
El informe cuenta lo importante en pocas líneas: horas ocupadas frente a horas disponibles por profesional, citas perdidas por ausencias y cancelaciones, primeras visitas nuevas y huecos libres de la semana que empieza. Un texto breve al principio resume lo que ha cambiado respecto a la semana anterior y señala lo que merece atención.
Si algún dato se sale de lo normal, por ejemplo una franja con muchas ausencias seguidas, recibes un aviso a mitad de semana en vez de esperar al lunes siguiente.
PASO A PASO
Cómo funciona
Conexión con la agenda
Leemos las citas de tu programa de gestión, Google Calendar o Doctoralia, con su estado: realizada, cancelada o ausencia.
Cálculo de ocupación
Se cruzan las citas con el horario de cada profesional para saber qué parte de su tiempo estuvo ocupada.
Huecos de la semana
Se listan los huecos libres de los próximos días, para que recepción los ofrezca a la lista de espera o en redes.
Resumen en texto
La IA redacta un párrafo con los cambios más relevantes, usando solo los números del informe.
Envío y alertas
El lunes llega el informe completo y, entre semana, solo los avisos que superan los límites que marques.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- Sabes la ocupación real de cada profesional sin preparar ningún Excel.
- Los huecos de la semana se ven el lunes, con tiempo para llenarlos.
- Detectas pronto una franja floja o un aumento de cancelaciones y puedes actuar.
- Las reuniones con el equipo parten de datos comunes, no de impresiones.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.