HOY
Cómo se hace sin automatizar
Entre la reserva y la firma en notaría hay que reunir muchos papeles: la nota simple, el certificado de eficiencia energética, el último recibo del IBI, el certificado de deudas de la comunidad, el DNI de las partes y, según la comunidad autónoma, la cédula de habitabilidad u otros.
El agente los va pidiendo por WhatsApp y por email, llegan en fotos torcidas o en PDF con nombres imposibles y, a pocos días de la firma, siempre falta uno. Llevar varias operaciones a la vez con este sistema es una fuente continua de sustos.
LA SOLUCIÓN
Qué montamos
Creamos una plantilla de documentación por tipo de operación (compraventa, alquiler, herencia) que tú ajustas. Cuando una operación pasa a reservada, se abre su carpeta en Google Drive y un checklist con lo que hay que pedir a cada parte.
El vendedor y el comprador reciben un enlace para subir sus documentos. Un paso de lectura automática revisa que el archivo sea el que toca y que se lea bien (por ejemplo, que la nota simple corresponda a la finca), lo renombra y lo guarda en su sitio.
Lo que falta se reclama con recordatorios espaciados, y el agente ve en un panel el estado de todas las operaciones, con la fecha de firma y lo pendiente en rojo.
PASO A PASO
Cómo funciona
Operación reservada
Al marcar la reserva, se crea la carpeta de la operación y su lista de documentos.
Petición a cada parte
Vendedor y comprador reciben un enlace para subir solo lo que les corresponde.
Revisión y archivo
Cada archivo se identifica, se renombra con un criterio fijo y se guarda en su carpeta.
Recordatorios
Lo pendiente se reclama cada pocos días, con más urgencia cuanto más cerca está la firma.
Panel de operaciones
El agente ve todas las operaciones abiertas, lo recibido y lo que falta, de un vistazo.
Envío a notaría
Cuando la lista está completa, se prepara el paquete de documentos para enviarlo a la notaría.
RESULTADO
Qué cambia en tu día a día
- El agente deja de perseguir papeles uno por uno.
- Los documentos están ordenados y con nombres claros, siempre en el mismo sitio.
- Las faltas se detectan con tiempo, no la semana de la firma.
- Puedes llevar más operaciones a la vez sin perder el control.
Este caso es un ejemplo de lo que montamos, no un cliente real. Las herramientas, los pasos y el alcance se ajustan a cada negocio en la auditoría gratuita.